3.2 Dokumente

Im Menüpunkt „Dokumente“ finden Sie Dateien, die für Ihr Unternehmen hinterlegt wurden. Hierbei handelt es sich in der Regel um Unterlagen, die sowohl für Sie als auch für die ahd relevant sind, wie z.B. Abrechnungs-Reports, Betriebshandbücher, Leistungsscheine, Softwarekataloge oder Projektpläne.

3.2.1 Struktur der Dokumentenablage

Um Dateien unter dem Menüpunkt Dokumente ablegen zu können, wird initial ein Verzeichnis (Dokumentenbibliothek) für Sie angelegt. Die Aufgabe übernimmt die ahd für Sie.

Sollte es aufgrund der Übersichtlichkeit/Vielzahl unterschiedlicher Dokumente/der Themenvielfalt erforderlich sein, kann auch eine Verzeichnisstruktur angelegt werden. Dabei können mehrere Verzeichnisse nebeneinander generiert werden und/oder innerhalb eines Verzeichnisses Unterverzeichnisse erstellt werden. Die Anlage der Verzeichnisstruktur erfolgt in Absprache mit Ihrem Unternehmen.

3.2.2 So legen Sie eine neue Dokumentenbibliothek an

Wenn Sie die Berechtigung besitzen, Dokumentenbibliotheken (Verzeichnisse) anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Unter dem Menüpunkt Dokumente befindet sich im oberen Bildschirmbereich der Button „+ Verzeichnis anlegen”.

Wenn Sie den Button anklicken, öffnet sich ein neues Verzeichnis mit einem Freitextfeld. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses ein und beenden Sie den Vorgang mit „Verzeichnis anlegen“.

Nun gelangen Sie in eine neue Ansicht. Hier haben Sie die Möglichkeit, Berechtigungen für das soeben erstellte Verzeichnis zu vergeben.

Dazu klicken Sie bitte den Button „+ Neue Berechtigung“ an. Die Berechtigungen erfolgen auf Gruppenebene.

Auf der linken Seite erscheint jetzt ein Drop-Down-Menü, in dem Sie die Gruppen auswählen, die einen Zugriff auf das Verzeichnis erhalten sollen. Alternativ kann in einem dazu bereitgestellten Suchfeld nach der gewünschten Gruppe gesucht werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Gruppen die Berechtigung für Dokumente/Dokumente bearbeiten besitzt.

Es ist möglich, pro Gruppe zu definieren, ob deren Mitglieder innerhalb des Verzeichnisses die Berechtigung zum Lesen, Schreiben und Löschen erhalten sollen.

Berechtigung auf	Funktion
Lesen	Berechtigt zur Anzeige und Ansicht einer Dokumentenbibliothek.
Schreiben	Berechtigt zur Anzeige des “+Dokument hochladen”-Buttons. Inhalte können hochgeladen und verändert, z.B. umbenannt oder verschoben, werden.
Löschen	Berechtigt zur Löschung von Dateien und deren Vorgänger-Versionen.

Abschließend speichern Sie Ihre Eingabe durch aktivieren des “Speichern“-Buttons. Es besteht auch die Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen. Hierzu wird der “Abbrechen”-Button angeklickt.

Möchten Sie ein Verzeichnis für mehrere Gruppen freigeben, wiederholen Sie den Vorgang.

Pro Verzeichnis werden Ihnen alle Gruppen in Listenform angezeigt, die Sie auf das Verzeichnis berechtigt haben. Nicht mehr benötigte Gruppen können Sie mit Aktivierung des Buttons “Löschen” entfernen.

Bitte beachten Sie, dass nur auf der obersten Verzeichnis-Ebene (Dokumentenbibliothek oder Root Verzeichnis/Stammverzeichnis) Berechtigungen für Gruppen vergeben werden können. Diese gelten dann für alle Unterverzeichnisse einer Dokumentenbibliothek.

Umbenennen von Verzeichnissen

Um ein bereits erstelltes Verzeichnis umzubenennen, gehen Sie bitte in die Übersicht aller Verzeichnisse. Auf der rechten Seite befinden sich neben den Verzeichnissen jeweils drei übereinander angeordnete Punkte. Klicken Sie diese an. Nun erscheint unterhalb des ausgewählten Verzeichnisses ein schwarzer Balken mit dem Menüpunkt “Umbenennen“.

Klicken Sie “Umbenennen“ an. Der Verzeichnisname ist nun editierbar. Ändern Sie den Namen und klicken Sie abschließend den “Speicher”-Button.

3.2.3 Upload von Dokumenten

Dokumente können Sie in ein vorhandenes Verzeichnis hochladen. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Verzeichnisordner und klicken auf den Button „+ Dokument hochladen“.

Klicken Sie bitte den Button „Durchsuchen…” an. Nun können Sie aus der gewünschten Quelle das Dokument aussuchen, das Sie hochladen möchten. Nach einem Doppelklick wird das ausgewählte Dokument in my.ahd angezeigt.

Abschließend aktivieren Sie in my.ahd den Button „Dokument hochladen“. Das ausgewählte Dokument wird in my.ahd zur Ansicht und zum Download angezeigt.

Dokumente hochladen per Drag & Drop

Alternativ zum Button „+ Dokument hochladen“ können Sie ein Dokument auch per Drag & Drop in my.ahd hinterlegen. Dazu öffnen Sie Ihr lokales Verzeichnis (Windows/iOS), in dem sich das ausgewählte Dokument befindet, parallel zur my.ahd-Plattform. Nun können Sie das gewünschte Dokument per Drag & Drop in das my.ahd-Verzeichnis ziehen und dort ablegen. Der Bereich, in dem das Dokument abgelegt wird, ist mit einem gestrichelten roten Rand markiert.

Ist dieser Vorgang abgeschlossen, wird das Dokument im Verzeichnis angezeigt.

3.2.4 Bearbeiten von Dokumenten

Möchten Sie ein abgelegtes Dokument bearbeiten, klicken Sie bitte auf die drei Punkte, die auf der rechten Seite neben dem Dokument angezeigt werden.

Nun öffnen sich unmittelbar unter dem zu bearbeitenden Dokument die Menüpunkte „Online Bearbeiten“, „Löschen“, „Umbenennen“, „Versionen“ und „Verschieben“.

Dokumente online bearbeiten

Dieser Menüpunkt wird nur bei online bearbeitbaren Dateien angezeigt (Word, Excel, Power Point). Voraussetzung für die Berechtigung zum Zugriff auf die Lizenz ist, dass Sie eine Microsoft-Lizenz zum Bearbeiten von Online-Dokumenten besitzen.

Dokumente löschen

Wenn Sie auf den Punkt „Löschen“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob das Dokument tatsächlich (und damit endgültig) gelöscht werden soll. Bestätigen Sie mit Löschen, wird das Dokument gelöscht. Außerdem werden alle Versionen des Dokuments entfernt.

Dokumente umbennenen

Durch Aktivierung des Menüpunkts „Umbenennen“ wird der Dokumentenname in eine editierbare Variante geändert. Nun können Sie den Namen des Dokuments verändern.

Versionen des Dokuments anzeigen

Klicken Sie diesen Menüpunkt an, werden Ihnen alle verfügbaren Versionen des Dokuments angezeigt. Die unterschiedlichen Versionen entstehen bei der Bearbeitung des Dokuments, egal ob dieses online oder lokal geschieht. Bitte beachten Sie, dass Sie bei lokaler Bearbeitung das Dokument in der neuen Version hochladen müssen, um eine neue Versionierung zu erhalten. Nach jeder Änderung wird eine neue Version abgelegt.

Neben der Versionsnummer ist der Ersteller des Dokuments, der Änderungszeitpunt sowie die Größe der Datei aufgeführt.

In dieser Ansicht befindet sich oben rechts ein Button, mit dem Sie den Download der aktuellen Version initiieren können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine ältere Version herunterzuladen. Diese wird dann als Office-Dokument, nicht im Online-Modus, geöffnet.

Dokumente verschieben

Möchten Sie ein Dokument in ein anderes Verzeichnis oder eine andere Dokumentenbibliothek verschieben, klicken Sie bitte den Menüpunkt „Verschieben“ an. Bitte beachten Sie, dass Sie sowohl für das Verzeichnis, in dem sich das Dokument zu Beginn des Verschiebens befindet, als auch für das Zielverzeichnis die Berechtigung „Schreiben“ benötigen.

3.2.5 Volltextsuche

In der Rubrik „Dokumente“ können Sie per Volltextsuche nach Inhalten und Dokumenten suchen. Das ist über die Filterfunktion möglich. Die Suche funktioniert hierarchisch, d.h. wenn Sie auf der obersten Ebene suchen, werden alle darunter liegenden Dokumente, die den Suchbegriff beinhalten, angezeigt. Befinden Sie sich auf einer darunter liegenden Ebene, wie z.B. in einem bestimmten Dokumentenverzeichnis, werden nur die in dem Bereich gefundenen Dokumente, die den Suchbegriff beinhalten, als Suchergebnis angezeigt.