Office 365 Teil III: Die Dienste

||Office 365 Teil III: Die Dienste

Office 365 Dienste

Office 365 Teil III:
Die Dienste


Office 365 ist Microsofts Antwort auf die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt, die sich seit der großflächigen Einführung des Computers in Unternehmen in den 80er und 90er Jahren im stetigen Wandel befindet.

Noch vor wenigen Jahren war es wie selbstverständlich Gang und Gäbe, dass die IT-Abteilung die volle Kontrolle über sämtliche zur Kommunikation und Kollaboration genutzten Tools und Medien eines Unternehmens hatte. Diese wurden im unternehmenseigenen Rechenzentrum installiert und den Nutzern nach Bedarf und Berechtigung zur Verfügung gestellt. Um Zugriff auf Programme zu erhalten, die außerhalb des Standard-Office Repertoires von Word, Excel und Power Point lagen, mussten Mitarbeiter nicht selten aufwendige Genehmigungsprozesse anstoßen. Hinzu kamen lange Wartezeiten, bis die benötigten Applikationen genutzt werden konnten. Zumeist hing das von der Auslastung der IT-Abteilung ab, da die Zuteilung in deren Hoheit lag.

Die IT-Abteilung und die Digitalisierung

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung, in dem Mitarbeiter es gewohnt sind im Home-Office oder mobil zu arbeiten, ist das kaum noch vorstellbar. Und nicht nur das – es ist seitens der IT-Abteilung kaum noch leistbar. Die Einrichtung und Freigabe von z. B. Gruppen in den bereitgestellten Kommunikations-und Kollaborationstools überlastet aufgrund der wachsenden Anforderungen an Agilität und Flexibilität, Administratoren und IT-Support. Nicht selten greifen unzufriedene Mitarbeiter zur Selbsthilfe. Die heimliche Einführung von Software ist seit einiger Zeit an der Tagesordnung. Finanziert durch die betroffenen Fachabteilungen, ohne Wissen und Genehmigung durch die IT. Da diese Schatten-IT insbesondere im Bereich Compliance und IT-Sicherheit erhebliche Risiken in Bezug auf die Haltung von Unternehmensdaten birgt, ist ein schnelles Handeln erforderlich.

Mit Office 365 hat Microsoft eine Suite cloudbasierter Produktivitätstools geschaffen, die eine Antwort auf diese Herausforderungen liefert. Neben den bekannten Office-Tools Word, Excel und PowerPoint werden jedem Office 365 Nutzer die Programme Access und Publisher zur Verfügung gestellt. Außerdem erhält jeder Abonnent das digitale Notizbuch OneNote und einen eigenen Cloudspeicher, OneDrive. Auf diese Weise entfällt die zusätzliche Lizensierung von Access und Publisher. Anfragen nach größeren Speicherkapazitäten oder der Missbrauch der computereigenen Festplatte als Hautspeichermedium werden ebenfalls redundant. Dokumente in OneDrive können außerdem für andere Nutzer zur Ansicht oder zur Bearbeitung freigegeben werden. Dadurch kommen Mitarbeiter nicht mehr in Versuchung, kostenlose, zumeist in den USA gehostete Lösungen einzusetzen.

Um die cloudbasierten Dienste Teams, Skype for Business, SharePoint, Yammer, Dynamics, etc. effektiv zur Kommunikation und Kollaboration nutzen zu können, bedarf es einer gruppenbasierten Struktur.

Mit Office 365 können die Mitarbeiter eines Unternehmens Gruppen selbst erstellen und Zugriffe darauf erteilen. Auf diese Weise werden die Administratoren und der IT-Support signifikant entlastet. Prozesse werden durch diese Vorgehensweise schlanker und effizienter und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt. Sollte dem Unternehmen die Übertragung dieser Verantwortung auf einzelne Nutzer zu unüberschaubar und zu riskant sein, ist das auch kein Problem. Es besteht die Möglichkeit, derartige Berechtigungen auf ausgewählte Nutzerkreise, z.B. Team- und Abteilungsleiter oder Projektleiter einzuschränken.

Gruppen können zur Verwaltung der Mitgliedschaft für folgende Dienste eingerichtet werden:

OutlookSkype for BusinessDelvePlanerTeams
CalendarDynamicsSharePointOneNoteYammer

Die IT-Abteilung behält natürlich die Hoheit und die volle Kontrolle über die Administration der Dienste. Hierfür können entweder das Office 365 Admin Center oder PowerShell genutzt werden.

Öffentliche & private Gruppen

Jede Gruppe, die erzeugt wird, kann öffentlich oder privat sein. Öffentliche Gruppen können von allen Mitarbeitern des Unternehmens gesucht und gefunden werden, private Gruppen sind „geheim“ und nur für die Nutzer visibel, die sich in der jeweiligen Gruppe befinden.

Die mögliche Rollenverteilung pro Gruppe ist „Besitzer“ und „Mitglied“. Besitzer ist automatisch derjenige, der die Gruppe erstellt hat. Er kann anderen Mitgliedern Besitzerberechtigungen erteilen und Mitglieder löschen. In öffentlichen Gruppen können sich Mitarbeiter selbst hinzufügen oder durch den Besitzer bzw. ein berechtigtes, anders Mitglied eingeladen werden. In privaten Gruppen muss ein Besitzer oder ein berechtigtes Mitglied den Mitarbeiter einladen, damit dieser Zugriff erhält.

Office 365 – Kommunikation & Kollaboration

Basierend auf der Logik der soeben beschriebenen Gruppen können die Kollaborations- und Kommunikationstools Teams, Sharepoint Online und Yammer im Unternehmen eingesetzt werden. Die drei Tools unterscheiden sich im Wesentlichen durch ihre Tonalität und daraus resultierenden Einsatzszenarien. Außerdem ergänzen sie die bereits seit vielen Jahren in Unternehmen eingesetzten Dienste Outlook und Skype for Business. Insbesondere Teams und Yammer dienen dabei der Beschleunigung der Kommunikation; gleichzeitig bieten sie durch eine Vielzahl an Funktionen eine Compliance-konforme Alternative zu Facebook, Twitter und Dropbox – so wird eine florierende Schatten-IT sinnvoll und effektiv unterbunden.

Teams gilt allgemeinhin als DER Hub für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern. Nutzer können via Chat schnell und unkompliziert Nachrichten und Informationen innerhalb ihrer Gruppe austauschen. Darüber hinaus kann Teams als zentraler Ort für die Dokumentenablage der Gruppe fungieren. Die Bearbeitung der Dokumente kann so durch alle Gruppenmitglieder, auch synchron, erfolgen. Eine weitere Möglichkeit ist es, per Teams Sprach- und Videokonferenzen abzuhalten.

Teams ist besonders für die Zusammenarbeit in kleinen, fest gefügten Gruppen geeignet. Es bietet die Möglichkeit zwanglose und locker miteinander zu kommunizieren. Dies wird durch die Bereitstellung von unterschiedlichen Emojis und Gifs betont und zusätzlich unterstützt. Zur besseren Übersicht folgt Teams einer festen Struktur. Anhand einer Leiste kann jeder Nutzer alle Gruppen, denen er zugehörig ist, auf einen Blick einsehen. Alle Gruppen können wiederum in unterschiedliche Kanäle gegliedert werden. Dabei verfügt jeder Kanal über eine dedizierte Dokumentenablage und eine Übersicht der Unterhaltungen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, zusätzliche und für die Gruppe relevante, Register zu erstellen. Register beinhalten Tools, die der Zusammenarbeit dienen. Dazu zählen beispielsweise eine Projektmanagement-Software, ein Aufgabenplaner, ein Umfragetool oder eine Reporting-Software.

Teams ist als Desktop-App für Windows / MAC oder als mobile App für iOS, Android oder Windows Phone verfügbar.

SharePoint Online bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzungsmöglichkeiten. Vielen Unternehmen dient SharePoint als Plattform für das firmeneigene Intranet und für die Erstellung von Communities. Darüber hinaus kann SharePoint die zentrale Plattform für das Dokumentenmanagement abbilden. Es ist außerdem möglich, Workflows zu erzeugen und zu hinterlegen. So kann die Plattform beispielsweise für Urlaubsanträge und den dazu notwendigen Genehmigungsprozess oder die hierarchische Freigabe von Dokumenten verwendet werden.

Im Gegensatz zu Teams hat die Dokumentenablage in SharePoint einen offizielleren Charakter. Werden in Teams Dokumente in der Gruppe erstellt, können diese z.B. anschließend in SharePoint unterschiedliche Freigabestationen durchlaufen, um dann final als offizielles Dokument abgelegt zu werden.

Yammer dient dem Unternehmen als eigene, firmeninterne Social Media Plattform und ist besonders gut dazu geeignet, unternehmensweit Informationen zu kommunizieren. So stellt z.B. die Personalabteilung Stellenanzeigen ein und der Vertrieb schreibt und teilt eine Success Story. Mitarbeiter und Fachabteilungen können interessante und relevante Artikel und Beiträge veröffentlichen und verbreiten. Genau wie bei öffentlichen Social Media Plattformen können Bilder, Videos und Dateien hochgeladen werden. Nutzer können Beiträge liken, kommentieren und teilen. Darüber hinaus ist es möglich, Abstimmungen zu initiieren, anderen Mitarbeitern zu folgen und Gruppen zu bilden.

Fazit

Der Einsatz von Office 365 löst durch die bloße Einführung sicherlich nicht alle Kommunikations-und Kollaborations-Herausforderungen eines Unternehmens. Mitarbeiter, die seit 20 oder 30 Jahren nur mit einer File-Ablage gearbeitet haben, werden nicht über Nacht zu begeisterten Yammer- und Teams-Anhängern. Wahrscheinlich werden sie auch nicht unmittelbar damit aufhören, Daten auf der Festplatte ihres Computers zu speichern. Andere Nutzergruppen, die von ihrer Ausrichtung her sehr viel medienaffiner sind, werden die Einführung sicherlich begrüßen und sich begeistert in die Arbeit stürzen. Auch hier lauern Gefahren, denn ein nicht reglementierter Umgang mit den Produktivitätstools kann leicht in Chaos und signifikantem Kontrollverlust enden. Deshalb gilt es, die zur Verfügung gestellten Tools sinnvoll so einzusetzen, dass ein nachhaltiges Umdenken bei allen Mitarbeitern stattfinden kann. Interne Schulungen und Webinare sind in diesem Zusammenhang sicherlich genauso unverzichtbar wie Regeln und Richtlinien zur Nutzung von Office 365.

Gerne beraten wir Ihr Unternehmen bezüglich des Einsatzes der Office 365 Tools – kontaktieren Sie uns vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Microsoft Cloud Experten!

Teile der Beitragsreihe:

Teil I: Auf dem Weg in mittelständische Unternehmen
Teil II: Office 365 – Überblick über die Pläne
Teil III: Office 365 – Die wichtigsten Dienste kurz erklärt

2018-07-23T11:47:43+00:00 23. Juli 2018|Managed Products, Managed Services, Microsoft, Office 365|

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