Die Sozialwirtschaft sieht sich verschiedenen Herausforderungen gegenüber – die zunehmende Digitalisierung ist eine davon. Die digitalen Möglichkeiten der heutigen Zeit können soziale Einrichtungen auf vielfältige Art und Weise unterstützen: Im Rahmen der geforderten Dokumentationen ebenso wie bei der primären Zielsetzung der Träger, nämlich der Verbesserung der gesellschaftlichen Teilhabe von Menschen mit Assistenzbedarf.
Zumal das 2017 verabschiedete Bundesteilhabegesetz von den Organisationen der Sozialwirtschaft verlangt, für Menschen mit Assistenzbedarf mehr Möglichkeiten der Selbstbestimmung und Teilhabe zu schaffen. Dies bedeutet nicht nur ein Umdenken in den angebotenen Leistungen eines Trägers, sondern beschleunigt die Entwicklung der Organisationen hin zu modernen Dienstleistern, die ihren Klienten und Klientinnen ein attraktives, vielfältiges Portfolio anbieten. Dabei befinden sich die Träger in einem Spannungsfeld zwischen Klient/-in, deren familiären Umfeld, eigenen Mitarbeitenden, Gesellschaft und öffentlichen Institutionen, wie bspw. den Leistungs- und Kostenträgern, deren digitale Transformation zum Teil noch nicht einmal richtig angefangen hat.
Die Corona-Pandemie stellt die Sozialwirtschaft vor weitere Herausforderungen: Gesellschaftliche Teilhabe in einer Zeit zu ermöglichen, die eher ausgrenzt, als Inklusion vorantreibt, scheint nur schwierig möglich. Die sozialen Träger und ihre Mitarbeitenden sind es jedoch gewohnt, das Unmögliche möglich zu machen. Digitale Kommunikation und Kollaboration im Rahmen eines digitalen Arbeitsplatzes spielen in diesem Kontext eine wesentliche Rolle.
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Im Interview: 6 Fragen an Daniel Jost von der Nieder-Ramstädter Diakonie
Wir haben uns mit Daniel Jost, IT-Leiter der Stiftung Nieder-Ramstädter Diakonie, zu dem Thema „Digitaler Arbeitsplatz in der Sozialwirtschaft“ unterhalten. Die Stiftung Nieder-Ramstädter Diakonie ist ein Komplexträger der Eingliederungshilfe mit ca. 2.400 Mitarbeitenden an Standorten in Südhessen und Rheinhessen. Das Leistungsangebot der Stiftung ist vielfältig – wie es der Titel „Komplexträger“ bereits vermuten lässt. Neben stationärem und betreutem Wohnen, ambulanter Unterstützung für Familien und Einzelpersonen und Integrationshilfen in Kindergärten und Schulen, bietet die Organisation ihren Klienten/-innen Arbeit in Werkstätten für Menschen mit Behinderung, in Tages(förder)stätten sowie in Inklusionsbetrieben ebenso wie die schulische und berufliche Bildung in einer eigenen Förderschule und den Wertstätten an.
1. Vor welchen Herausforderungen stehen Sie in der Sozialwirtschaft?
Daniel Jost: Uns beschäftigen zahlreiche, digitale Themen. Die Standortanbindung ist natürlich – wie wahrscheinlich in vielen ländlicheren Regionen Deutschlands – weiterhin eine Herausforderung. Gerade im Zeitalter der digitalen Kommunikation sowie Kollaboration sollen gleichzeitig Ton und Bild durch die Leitung kommen und andere Mitarbeitende weiterhin normal arbeiten können.
Ein Spannungsfeld, in dem wir uns IT-seitig in der Nieder-Ramstädter Diakonie immer bewegen, ist die Verhältnismäßigkeit zwischen Sicherheit und Einfachheit.
Von meinen Kolleginnen und Kollegen in der Unterstützung, Begleitung und Pflege wird erwartet, dass sie sehr schnell Entscheidungen auf menschlicher Ebene treffen. Immer mit dem Ziel vor Augen, die Autonomie der Menschen mit Assistenzbedarf zu stärken und ihnen Teilhabe am Leben zu ermöglichen. Da stellt ein neues digitales Tool oder eine neue Anwendungssoftware, die ja eigentlich unterstützen und entlasten sollen, zunächst eher eine zusätzliche Belastung dar.
Außerdem haben diese Menschen häufig ihren Weg in die Sozialwirtschaft gefunden, weil sie mit Menschen arbeiten möchten und nicht, weil sie eine extrem hohe IT-Affinität mitbringen. Dennoch entfällt ein Teil ihrer Zeit auf Dokumentationsaufgaben, die sie mit Hilfe digitaler Endgeräte und entsprechender Anwendungen festhalten. Denn nur so werden wir als Sozialträger unserer gesellschaftlichen Verantwortung gerecht und können am Ende des Tages unsere Leistung in Rechnung stellen.
2. Gibt es noch weitere Herausforderungen oder Veränderungsprozesse, mit denen Sie sich konfrontiert sehen?
Daniel Jost: Allgemein gesprochen stellen digitale Veränderungsprozesse in der Sozialwirtschaft eine Herausforderung dar. Es gibt natürlich viele Menschen, die Veränderungen nicht wirklich mögen. Das ist auch in anderen Branchen so. Was bei uns Veränderungen jedoch noch betreuungsintensiver macht, ist die Diversität unserer Zielgruppen und unserer angebotenen Leistungen. Wir haben Pflegekräfte, Pädagogen, Theologen, Architekten, Verwaltungsmitarbeitende – um nur eine Handvoll Menschen zu benennen -, die adressiert und mitgenommen werden müssen. Ebenso wie unsere Klienten/-innen und deren Umfeld.
Zuletzt beschäftigt uns derzeitig natürlich der Umgang mit der Corona-Pandemie. Wir versuchen ungeachtet der schwierigen Situation weiterhin ein Wir-Gefühl zu schaffen. Dabei adressieren wir nicht nur unsere Klienten-/innen, sondern auch deren Umfeld und natürlich unsere Mitarbeitenden. Videokonferenzen sind dafür unter anderem sehr, sehr wichtig. Die Pandemie hat an dieser Stelle als Treiber der Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsweisen gedient, die zuvor primär analog stattfanden. Das gilt es als IT-Abteilung – gerade mit Blick auf das Thema Schatten-IT – zu beobachten und entsprechende Maßnahmen abzuleiten.
3. Inwiefern haben diese Herausforderungen einen Einfluss auf Ihre IT-Strategie?
Daniel Jost: Die Corona-Pandemie hat in vielen Branchen gezeigt, dass mobiles Arbeiten an Stellen möglich ist, wo es zuvor nie in Erwägung gezogen oder sogar schlichtweg abgelehnt worden ist. In unserer Organisation schaffen wir als IT-Abteilung bereits seit vielen Jahren die technischen Voraussetzungen für mehr mobiles Arbeiten. Doch erst mit der Krisensituation kam die wirkliche Notwendigkeit, die dafür gesorgt hat, dass Ängste und Blockaden abgebaut wurden. Denn auf einmal war an verschiedenen Stellen zu arbeiten keine Option mehr, sondern da, wo es die Tätigkeit zulässt, ein klares Muss.
Interessant ist in diesem Zusammenhang der Unterschied zwischen Home-Office und mobilem Arbeiten. Home-Office bedeutet ja, dass der Anwender an einem festen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden seine/ihre Tätigkeit erbringt. Für uns ist aber zusätzlich das Thema Mobilität von Bedeutung: Zum Beispiel in der ambulanten Betreuung und der dazugehörigen Dokumentation von unterwegs. Hierfür benötigen wir als Nieder-Ramstädter Diakonie Cloud-Lösungen, die genau diese Szenarien performant abbilden.
Schon gewusst? Der Unterschied zwischen Home-Office und mobilem Arbeiten auf den Punkt gebracht:
Häufig werden die Begriffe Home-Office und mobiles Arbeiten als Synonym genutzt. Fakt ist jedoch, dass es sowohl rechtliche als auch tatsächliche Unterschiede zwischen den beiden Begriffen gibt.
So steht beim Home-Office die Ausübung einer Tätigkeit an einem fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens im Vordergrund. In diesem Kontext hat der Arbeitgeber die Verantwortung dafür, dass der Arbeitsplatz im Home-Office den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, die auch für den Arbeitsplatz im Unternehmen selbst Anwendung finden. Für den Arbeitnehmer gilt, dass die Erbringung der Arbeitsleistung im Home-Office auch wirklich nur an dem fest eingerichteten Arbeitsplatz erfolgen darf.
Unter mobiler Arbeit, auch Mobilarbeit, wird hingegen die Option seitens des Arbeitgebers verstanden, dass Arbeitsleistung durch den Arbeitnehmer von wechselnden Orten erbracht werden kann. Dies wird durch die Zurverfügungstellung mobiler Endgeräte realisiert, die eine Arbeit unabhängig von Zeit und Raum ermöglichen.
4. Wie wird Ihre IT-Strategie darüber hinaus beeinflusst?
Daniel Jost: Unser bereits zuvor dargelegte Balanceakt hinsichtlich Sicherheit und Einfachheit hat Auswirkungen auf unsere Endgeräte und deren Einrichtung sowie Nutzung. Die Anforderungen an die Clients der Endnutzer sind in unserer Organisation nun einmal ganz andere als in anderen Branchen. Nutzerfreundlichkeit muss in diesem Kontext großgeschrieben werden. Zum Beispiel in Form von Notebooks, die sich in Tablets umfunktionieren lassen, um in persönlichen Meetings keine Barrieren zwischen den Teilnehmenden zu haben. Das sind Gedanken, die wir uns als IT-Abteilung machen müssen, um die Akzeptanz für unsere IT-Strategie zu erhöhen.
Mäuse und Tastaturen stellen wir nach wie vor kaum kabellos zur Verfügung, damit wir nicht auf Batterien bzw. deren regelmäßigen Wechsel angewiesen sind. Alles muss so einfach wie möglich sein. Auch Passwörter auf Gruppengeräten, um den Pflegern und Betreuern die schnelle, unkomplizierte Nutzung zu ermöglichen. So machen wir uns zum Beispiel auch Gedanken, ob der Einsatz von Fingerprint-Scannern an Gruppengeräten sinnvoll sein könnte. Der Endanwender müsste nur seinen Finger auf die entsprechende Stelle am Endgerät legen und könnte direkt in die Applikation geleitet werden, die für sie oder ihn relevant ist. Das ist allerdings eine komplizierte Lizenz-Frage und muss nicht nur technisch, sondern auch menschlich sowie prozessual begleitet werden. Mal eben umgesetzt sind solche Ideen leider selten.
Auch das Bundesteilhabegesetz hat Auswirkungen auf unsere IT-Strategie. Dadurch, dass unsere Klienten/-innen selbstbestimmt entscheiden können, ob sie unsere Leistungen annehmen möchten oder doch das Angebot eines anderen Anbieters, müssen wir unser Angebot in schlanke, attraktive Einzelbausteine zergliedern. Dies verkompliziert die Abrechnung erheblich. Unser Ziel kann daher nur sein, die Abrechnung weitestgehend zu automatisieren, um manuellen Pflegeaufwand zu reduzieren und das Fehlerpotential zu reduzieren.
5. Wie sollte aus Ihrer Sicht der bestmöglich ausgestattete, digitale Arbeitsplatz in der Sozialwirtschaft aussehen?
Daniel Jost: Ein digitaler Arbeitsplatz in der Sozialwirtschaft muss intuitiv sein, ein Gefühl von persönlicher Nähe erzeugen (auch, wenn digital kommuniziert wird) und eine integrierte User Experience ermöglichen. So wollen sich unsere Zielgruppen aus der Beratung und Betreuung beispielsweise in einer Videokonferenz sehen können. Die digitale Barriere muss so gering wie möglich sein.
Interessant ist, dass eine digitale Chat-Funktion – bspw. von Skype for Business oder heute von Microsoft Teams – als Kommunikations-Medium nie wirklich von unserer Organisation angenommen worden ist. Das lässt sich wahrscheinlich auch auf unsere Zielgruppe zurückführen. Das persönliche Gespräch geht ganz klar vor schriftlicher Kommunikation.
Natürlich muss ein digitaler Arbeitsplatz in der Sozialwirtschaft zudem mit den entsprechenden digitalen Endgeräten ausgestattet sein. Wir haben einer Pilotgruppe zum Beispiel Tablets zur Verfügung gestellt, über die in unserer Softwarelösung Vivendi Vitalwerte gepflegt werden können. Die Applikation, die Vivendi explizit zu diesem Zweck zur Verfügung stellt, ist offline verfügbar. Der Abgleich findet dann später statt, wenn sich das Tablet wieder im WLAN befindet.
Derzeitig beobachten wir außerdem, dass einige Sozialträger wieder weg von Thin Clients und zurück zu Fat Clients gehen. Das hat unterschiedliche Gründe. Unter anderem kann so Microsoft 365 schneller ausgerollt werden, da die Cloud-Lösung nicht in einer Citrix-Umgebung zur Verfügung gestellt werden muss. Aber auch der simple Faktor einer fest installierten Kamera macht diesen Schritt für viele Einrichtungen zielführend.
Schon gewusst? Der Unterschied zwischen Thin Clients und Fat Clients einfach erklärt:
Ein Fat Client, auch Thick Client genannt, ist ein Client-Computer. Wichtig ist, dass auf einem Fat Client ein Großteil der Ressourcen lokal installiert ist. Diese müssen also nicht aus einem Unternehmens-Netzwerk bezogen werden. So können Enduser Thick Clients auch sehr gut offline nutzen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Fat Clients nicht in das Netzwerk eingebunden sind. Vielmehr bedeutet dies, dass sie nicht zwangsläufig eine ständige Verbindung zu diesem benötigen.
Thin Clients sind wiederum Netzwerk-Computer, die auf die Einbindung in ein Netzwerk angewiesen sind, um ihren Einsatzszenarien gerecht zu werden. Dadurch, dass kaum lokale Ressourcen zur Verfügung stehen, müssen Thin Clients ihre Rechenleistung über das Unternehmens-Netzwerk beziehen. Dies bringt jedoch auch einige Vorteile mit sich: Thin Clients sind deutlich leichter zu verwalten (bspw. Ausrollen neuer Anwendungen über Gruppenrichtlinien) und zu schützen (Stichworte Datenintegrität und Backups). Außerdem sind sie deutlich günstiger als Thick Clients.
Daniel Jost: Letztlich denke ich, dass die digitalen Arbeitsplätze im Sozial- und Pflegewesen immer an den Bedarf des jeweiligen Nutzers ausgerichtet sein müssen. Dabei gilt es diesen Arbeitsplatz so gut wie möglich, so sicher wie nötig und so intuitiv wie realisierbar auszustatten.
6. Welche branchenspezifischen Applikationen gibt es im Sozial- und Pflegewesen?
Daniel Jost: Die Software-Lösung Vivendi des Herstellers connext ist seit einigen Jahren eines der führenden System im deutschen Markt zum Thema Pflegedokumentation. Diese Lösung ist für uns das, was für andere Branchen ein ERP-System wie beispielsweise SAP ist. Tatsächlich setzen wir für einige Unternehmensprozesse auch SAP ein, die Anwendung ist für uns allerdings nicht so unternehmenskritisch wie in klassischen Produktions- oder Finanzbereichen. Mit Vivendi lässt sich tatsächlich schon heute ein großer Teil unserer Arbeit digital abbilden.
Herr Jost, wir möchten uns ganz herzlich für Ihre Zeit und Ihre gewährten Einblicke bedanken!
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