Was eine erfolgreiche Cloud-Strategie ausmacht

Die Cloud ist eine Schlüsselressource für die moderne Ausrichtung von Unternehmen. Richtig eingesetzt macht sie Ihre IT leistungsfähiger, automatisiert Geschäftsprozesse und ermöglicht neue Technologien wie Big Data und Machine Learning. Die Cloud bildet damit das Herzstück der digitalen Transformation.

Das führt aber auch dazu, dass viele Unternehmen sich plötzlich unter Zugzwang sehen, weil sie noch nicht in der Cloud sind. Infolge dieses Drucks werden manchmal infrastrukturelle Fehlentscheidungen getroffen, die nur schwer rückgängig zu machen sind.

Um solche Fehler zu vermeiden, sollte zu Beginn eine gut durchdachte Cloud-Strategie entworfen werden. So vermeiden Sie Schnellschüsse und nutzen das gewaltige Potential der Cloud voll aus.

Genau das gelingt Ihnen mit der hier vorgestellten Cloud-Strategie. Sie umfasst dreizehn aufeinander aufbauende Kernthemen:

1. Das Warum definieren
2. Pain-Points identifizieren
3. Den Ist-Zustand analysieren
4. Eine Kalkulation erstellen
5. Governance und Compliance berücksichtigen
6. Mitstreiter suchen
7. Das Cloud-Modell wählen
8. Das Service-Modell wählen
9. Den Umsetzungszeitpunkt wählen
10. Die Umsetzung regeln
11. Die Partner auswählen
12. Die Migration planen
13. Change-Management betreiben

Arbeiten Sie diesen Fahrplan gründlich durch, am besten innerhalb einer eigens gebildeten Cloud-Taskforce. Dann profitieren auch Sie bald von der digitalen Unternehmenstransformation, welche durch eine Cloud-First-Strategie ermöglicht wird.

Definieren Sie im ersten Schritt, was genau durch den Einsatz der Cloud in Ihrem Unternehmen erreicht werden soll. Möchten Sie vielleicht agiler werden, um noch schnellere Produktzyklen oder eine kürzere Time-to-Market zu ermöglichen? Benötigen Sie mehr Rechenpower und Speicherplatz, um Produktionsdaten tiefer analysieren zu können? Oder möchten Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Remote-Teams verbessern?

Verschriftlichen Sie Ihr Warum und formulieren Sie dabei so konkret wie möglich. Es nützt Ihnen wenig, wenn große Visionen beschworen werden, aber Ihren Mitarbeitern der praktische Benefit nicht klar wird. Entwerfen Sie auch einen verbindlichen Zeitplan, welche Meilensteine auf dem Weg zur Cloud bis wann erreicht werden sollen.

Fragen Sie aber nicht nur, welche Benefits die neue Technologie bringt. Genauso ergiebig kann es sein, von den negativen Pain-Points Ihres Unternehmens auszugehen. Gibt es beispielsweise Bereiche, in denen die Leistungsfähigkeit Ihrer IT zu wünschen übrig lässt? Gibt es regulatorische Vorgaben, die nicht eingehalten werden? Bestehen Probleme mit der Anwendungssicherheit? Auf diese Weise identifizieren Sie weitere Einsatzgebiete für die Cloud, die Ihre Performance verbessern werden.

Analysieren Sie im nächsten Schritt Ihre Geschäftsprozesse. Bewerten Sie, für welche dieser Prozesse eine Verlagerung in die Cloud Sinn macht und für welche nicht. Und prüfen Sie, ob die entsprechenden Anwendungen grundsätzlich cloudfähig sind.

Betrachten Sie auch, welche Ressourcen aktuell im Unternehmen zur Verfügung stehen, um den Wechsel in die Cloud zu realisieren. Das reicht von den finanziellen Mitteln über die technische Ausstattung bis hin zur Manpower und dem bereits vorhandenen Cloud-Know-how.

Dem Punkt Finanzen sollten Sie besonderes Augenmerk schenken. Kalkulieren Sie, ob sich der Wechsel finanziell rechnet und ab wann sich die Kosten amortisieren werden. Außerdem wirkt sich die Cloud auf das Controlling aus. Bei zunehmender Nutzung verschieben sich Kostenelemente von Capex (Capital Expenditure) zu Opex (Operational Expenditure).

Das bedeutet, dass die anfänglichen Investitionskosten sinken, während die Betriebskosten steigen. Auch die steuerliche Behandlung unterscheidet sich. Capex-Ausgaben können über mehrere Jahre abgeschrieben werden, während Opex-Ausgaben in der jeweiligen Bilanzierungsperiode angerechnet werden.

Wichtig ist auch, dass sich Ihre Cloud-Strategie nahtlos in die übergeordnete Unternehmensstrategie einfügt, Stichwort Governance. So vermeiden Sie operationale Widersprüche, welche die Produktivität Ihrer Organisation beeinträchtigen.

Achten Sie außerdem auf das Thema Compliance. Sind die angedachten Cloud-Services mit den Regeln und Bestimmungen des Unternehmens vereinbar? Auch dieser Punkt sollte von Ihrer Cloud-Strategie klar adressiert werden.

Sehr oft wird der Wechsel in die Cloud von einer oder mehreren Instanzen im Unternehmen vorangetrieben. Typische Kandidaten sind neben der IT das Risikomanagement, Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzen und Recht sowie der Chief Information Security Officer (CISO).

Es kann lohnend sein, diese Befürworter von Beginn an mit ins Planungsteam zu nehmen. Meistens haben sie bereits ein gutes Verständnis dafür, welche konkreten Vorteile die Cloud bietet. Außerdem fungieren sie als Botschafter gegenüber dem Rest der Belegschaft und schaffen so mehr Akzeptanz für den Change.

Jetzt geht es daran, die technischen Weichen für den Cloud-Wechsel zu stellen. Eine der wichtigsten Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellt: Welcher Cloud-Typ ist der richtige für uns? Am weitesten verbreitet sind die Liefermodelle Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.

Bei der Public Cloud wählen sich Ihre User über eine öffentlich zugängliche Internetverbindung in die Cloud ein. Die Bereitstellung der Cloud-Services erfolgt meist durch große Anbieter wie AWS, Microsoft Azure oder die Google Cloud. Die nötige Infrastruktur befindet sich in weltweit verteilten Rechenzentren, wobei sich mehrere Unternehmen denselben Server-Space teilen.

Dieses Setup erlaubt es den Public-Cloud-Providern, ihre Services oft sehr günstig anzubieten. Außerdem entfallen auf Unternehmensseite die Server-Anschaffungskosten. Und nicht zuletzt lässt sich die Public Cloud leicht skalieren: Benötigen Sie mehr Ressourcen, können Sie diese zum Teil in Echtzeit dazu buchen.

Allerdings haben Sie bei der Public Cloud keinen Einfluss darauf, wie Ihre Daten geschützt werden und ob und wie datenschutzrechtliche Bestimmungen umgesetzt werden. Das ist besonders kritisch, weil sich viele Anbieter in den USA befinden und daher nicht an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gebunden sind.

Anders als bei der Public Cloud erfolgt der Zugriff auf die Private Cloud nicht über eine öffentliche Internetverbindung, sondern über speziell gesicherte Zugänge wie WAN/LAN oder VPN. Auf diese Weise sind Ihre sensiblen Unternehmensdaten deutlich besser vor Hackerangriffen geschützt.

Die Bereitstellung der Cloud kann sowohl On-Premises als auch Off-Premises durch einen externen Provider erfolgen. In beiden Fällen haben Sie volle Kontrolle über die eingesetzten Sicherheitsstandards und datenschutzrechtliche Maßnahmen, weil nach Ihren Vorgaben verfahren wird.

Allerdings kann die On-Premises betriebene Private Cloud viel Einrichtungsaufwand verursachen. Sie erfordert außerdem ein beträchtliches Maß an internem Know-how. Dazu kommen die Anschaffungskosten für die Serverlandschaft.

Aus diesen Gründen kann es sinnvoll sein, auf die Expertise eines spezialisierten Managed Services Providers zurückzugreifen, der Ihre Private Cloud in seinem externen Rechenzentrum hostet.

Die Hybrid Cloud stellt eine Mischform aus Public und Private Cloud dar. Dabei werden sensible Daten und historisch gewachsene Anwendungen ausschließlich auf den Servern einer speziell gesicherten Private Cloud abgelegt. Weniger kritische Daten und innovative Unternehmens-Workloads werden dagegen über entsprechende Services eines Public-Cloud-Anbieters abgebildet.

Auf diese Weise profitieren Sie von der Innovationskraft der Public Cloud während Sie gleichzeitig die Individualität und den Schutz der Private Cloud genießen. Allerdings trägt das Modell nur, wenn konsequent zwischen kritischen und unkritischen Daten sowie innovativen und gleichbleibenden Unternehmensanwendungen unterschieden wird. Verwischt diese Linie, schwinden auch einige Vorteile der Hybrid Cloud.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Cloud-Strategie: Welche Bezugsvariante der Cloud ist die richtige für Sie? Auch hier existieren drei verschiedene Modelle.

Der Provider stellt via Cloud eine komplette IT-Infrastruktur zur Verfügung, inklusive Servern, Speicher und weiteren Ressourcen. Auf diese Basis können dann nach Belieben Anwendungen aufgesetzt werden.

Diese Bezugsvariante richtet sich vor allem an Developer. Die Cloud wird hier als Entwicklungsumgebung für neue Software genutzt.

Bei dieser Variante werden Anwendungen über das Internet bereitgestellt. Die User öffnen das Programm einfach in ihrem Browser. Dadurch erübrigt sich eine lokale Installation der Anwendung auf dem Rechner. Ein bekanntes Beispiel ist die Office-Software Microsoft 365.

Bei aller Begeisterung für das Potential der Cloud – überstürzen Sie nichts. Wählen Sie einen Zeitpunkt für die Einführung, der für Sie Sinn macht. Beispielsweise kann es sein, dass Ihre IT sich zuerst als interner Servicedienstleister aufstellen muss, um auf die Zusammenarbeit mit einem Cloud-Provider vorbereitet zu sein.

Auch das eventuelle Saisongeschäft sollte berücksichtigt werden. Wenn Sie einen Großteil Ihres Umsatzes im Winter machen, kann es sinnvoll sein, die ruhigere Sommersaison abzuwarten. Und nicht zuletzt spielen auch Branchenentwicklungen eine Rolle.

Gleichzeitig gilt aber: Schieben Sie die Cloud-Einführung nicht auf die lange Bank. Wenn immer wieder neue Gründe gefunden werden, weil das Team die Veränderung scheut, dann müssen Sie handeln. Andernfalls riskieren Sie, den digitalen Anschluss zu verpassen.

Nachdem die technischen Rahmenbedingungen festgelegt wurden, sollte Ihre Cloud-Strategie die konkrete Umsetzung ansprechen. Diese kann auf drei Arten erfolgen:

• Sie können den Change intern umsetzen, mit Ihren vorhandenen Mitarbeitern und Ressourcen.
• Sie können die Cloud-Einführung an einen externen Managed-Services-Provider (MSP) abgeben.
• Sie können ein gemischtes Modell fahren, bei dem bestimmte Aufgaben von Ihnen und andere durch den MSP erledigt werden.

Eine interne Realisierung der Cloud erfordert ein hohes Maß an Know-how und Manpower. Wenn Sie über die entsprechenden Ressourcen verfügen, kann dies ein erfolgversprechender Weg sein.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stoßen hier aber schnell an ihre Grenzen. Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem guten MSP an. Statt viel Zeit in das Cloud-Management zu investieren, haben Sie so den Kopf frei, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Sollten Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem MSP entscheiden, bieten sich Ihnen die folgenden Optionen:

• Sie können exklusiv mit einem Provider zusammenarbeiten, der Ihnen alle Cloud-Ressourcen zur Verfügung stellt.
• Sie können Ihre Cloud-Ressourcen parallel von mehreren Anbietern beziehen, ohne dass diese in eine gemeinsame Architektur integriert werden. In diesem Fall spricht man von einer „unechten Multi-Cloud“.
• Oder Sie können Ihren Usern die Ressourcen mehrerer Anbieter über eine gemeinsame Schnittstelle anbieten, was einer echten Multi-Cloud-Lösung entspricht.

Achten Sie darauf, wo sich die Rechenzentren Ihres Providers befinden. Im Idealfall sollte der Standort innerhalb Europas oder noch besser in Deutschland sein. Denn das gewährleistet, dass Ihr Anbieter an die gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO gebunden ist.

Die Verantwortlichkeiten und Partner stehen, nun geht es an die Migration Ihrer bestehenden IT in die Cloud. Hier existieren drei unterschiedliche Vorgehensweisen:

• Der „Lift and Shift“-Approach. Ihre aktuelle Infrastruktur und Applikationen werden eins zu eins in die Cloud verlagert. Ansonsten ändert sich nichts.
• Die teilweise Neuaufstellung. Im Zuge der Migration werden Teilbereiche Ihrer Unternehmens-IT neu strukturiert, um zum Beispiel Prozesse zu optimieren.
• Das komplette Refactoring. Die bisherige IT-Struktur wird aufgegeben, es erfolgt eine vollständige Neuaufstellung, meistens aus Modernisierungsgründen.

Die Frage nach der für Sie richtigen Vorgehensweise ist komplett situationsabhängig. Vielleicht verbietet sich ein Refactoring zum aktuellen Zeitpunkt, weil dadurch kritische Geschäftsprozesse gefährdet werden. Vielleicht ist eine Neuaufstellung aber auch dringend notwendig, um Produktzyklen zu beschleunigen oder den internen Support zu verbessern. Ihre Cloud-Strategie sollte sich von Ihren individuellen Gegebenheiten leiten lassen.

Last, but not least: Ihre Cloud-Strategie sollte unbedingt das Thema Change-Management adressieren. Denn die beste Technologie nützt nichts, wenn Ihre User sie nicht annehmen. Einige der Best Practices sind:

• Orientieren Sie sich am ITIL-Framework, das speziell für Change-Management in IT-Abteilungen konzipiert wurde.
• Praktizieren Sie so viel Change-Management wie nötig, aber plustern Sie den Prozess auch nicht unnötig auf.
• Sprechen Sie mögliche Versagens- und Verlustängste Ihrer Mitarbeiter offen an, statt sie unterschwellig gären zu lassen.
• Kommunizieren Sie das Warum des Changes, beispielsweise durch Mitarbeiter-Mailings oder durch eigens konzipierte Video-Tutorials.
• Bilden Sie eine zentrale Cloud-Taskforce, die Vertreter aus allen Abteilungen miteinbezieht.
• Leben Sie den Change vor, indem zum Beispiel die Führungsmannschaft an gemeinsamen Mitarbeiterschulungen teilnimmt.

Die Experten der ahd entwickeln seit vielen Jahren Cloud-Strategien für Unternehmen. Dabei nehmen wir uns viel Zeit für die individuelle Beurteilung Ihrer Situation in Ihrem speziellen Branchenumfeld. Nur so kann eine Cloud-Strategie ihr maximales Potential entfalten.