Welche Vorteile bietet eine Virtual Desktop Infrastructure (VDI)?

Während Desktops in der Vergangenheit für jeden User einzeln aufgesetzt wurden, geht der Trend insbesondere in größeren Unternehmen mittlerweile zu Virtual Desktop Infrastructures (VDI). Hierbei werden die benötigten Arbeitsplätze über einen zentralen Server im Rechenzentrum bzw. in der Cloud ausgeliefert. Das erleichtert die Bereitstellung sowie die Verwaltung der Desktops und befördert Remote-Arbeitsmodelle. Erfahren Sie, welche weiteren Vorteile VDI Ihrem Unternehmen bietet und worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten.

Bei einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI) wird Ihrem User die gewohnte Desktop-Umgebung in virtualisierter Form bereitgestellt. Das bedeutet, die Desktop-Umgebungen werden auf einem zentralen Server im Rechenzentrum bzw. in der Cloud ausgeführt. Benötigt nun einer Ihrer User eine Arbeitsumgebung auf seinem Client-Rechner, wird diese vom Host-Rechner nur noch ausgeliefert. Der Client-Rechner gibt sozusagen nur wieder, was sich auf dem Host-Server abspielt.

Der große Vorteil von VDI-Lösungen besteht darin, dass Desktop-Arbeitsumgebungen nicht umständlich für jeden einzelnen User eingerichtet werden müssen. Außerdem wird die fortlaufende Verwaltung der Desktops durch die Zentralisierung stark vereinfacht, ebenso wie die Absicherung der Umgebungen gegen Angriffe. Und nicht zuletzt befördern VDIs Remote-Arbeitsmodelle, wie sie im Zuge der Corona-Pandemie stark an Bedeutung gewonnen haben.

Grundsätzlich ist VDI eine Spielart der Desktop-Virtualisierung. Daneben existieren aber auch noch andere Varianten, wie zum Beispiel Remotedesktopdienste (RDS). Bei diesem Modell stellen die User eine Verbindung mit einem gemeinsamen Desktop her, der auf einem Remote-Server beheimatet ist. Während bei VDI jeder User seine eigene virtuelle Maschine erhält, erfolgt bei RDS also eine simultane Nutzung desselben Desktops durch mehrere User. Die Enduser-Experience gestaltet sich aber in beiden Fällen ähnlich.

Der Begriff „Virtual Desktop Infrastructures“ wurde durch das Unternehmen VMware geprägt; andere Anbieter sprechen alternativ von der „Enterprise Desktop Virtualisation“ (EDV). Neben VMware ist Citrix ein weiterer bekannter Anbieter von klassischen VDI-Lösungen.

Historisch gesehen bezog sich der Begriff zunächst auf IT-Infrastrukturen, die lokal gehostet wurden. Das heißt, der Host-Rechner befand sich im Server-Raum des eigenen Unternehmens, wurde hier in VMs „aufgespalten“ und dann an die Thin Clients in den Büros ausgeliefert.

Mittlerweile können sich solche Host-Server aber auch im Rechenzentrum eines Cloud-Computing-Anbieters befinden. Man spricht dann von Desktop-as-a-Service. Bekannte Beispiele sind Azure Virtual Desktop von Microsoft oder Amazon WorkSpaces. Hierbei liefert der Provider die Desktop-Umgebung als Servicemodul über das Internet aus. Die Abrechnung erfolgt meist im Abomodell.

Solche Cloud-Lösungen sind noch besser für Homeoffice- und Remote-Arbeitsmodelle geeignet. User können hier leicht ihre eigenen Geräte verwenden, ganz im Sinne der Bring-Your-Own-Device-Philosophie. Trotzdem bleiben die Unternehmens- und die User-Daten sauber getrennt.

Eine VDI-Lösung setzt sich aus mehreren aufeinander aufbauenden Schichten zusammen. An oberster Stelle steht der Host-Server im Rechenzentrum bzw. in der Cloud, welcher als zentraler Ausführungsort fungiert. Daran schließt sich die Hypervisor-Schicht an. Hier erfolgt eine Aufteilung der Server-Kapazitäten. Ein Hypervisor partitioniert also unter Verwendung von Software den vorgeschalteten physischen Host und teilt jeder virtuellen Maschine (VM) eine „Hardware-Konfiguration“ (Rechenleistung, Speicher, Arbeitsspeicher) zu.

Bis hierhin spielen sich alle Vorgänge noch auf dem Server ab. Um nun die Verbindung zwischen Host und Client herzustellen, kommt ein sogenannter Verbindungs-Broker zum Einsatz. Diese Software verarbeitet zum Beispiel die Anfrage eines Users, der eine neue Session beginnen möchte.

Die letzte Schicht bilden die Rechner und Arbeitsplätze bei Ihnen im Büro. Weil die eigentliche Rechenleistung zentral im Rechenzentrum erbracht wird, handelt es sich bei den eingesetzten Geräten oft um sogenannte Thin Clients, also Rechner, die nicht über leistungsfähige Prozessoren und andere teure Hardware-Features verfügen müssen. Das wirkt sich positiv auf die Hardware-Anschaffungskosten des Unternehmens aus.

Bei der cloudbasierten VDI-Variante kommen aber auch Thick Clients zum Einsatz, nämlich häufig die privaten Geräte der User im Homeoffice.

Es gibt zwei grundsätzliche Varianten, eine VDI-Umgebung aufzusetzen: die persistente VDI und die nicht-persistente VDI.

Persistente VDIs

Eine persistente VDI hat den Vorteil, dass alle Änderungen des Users an seinem Desktop beibehalten werden. Der User kann sich also wie bei einem regulären physischen Desktop ausloggen und später wieder einloggen und findet dann seine Arbeitsumgebung so vor, wie er sie zurückgelassen hatte. Diese Variante bietet sich vor allem für User-Typen wie Developer und andere IT-Fachkräfte an, die oft hohe Ansprüche an die Personalisierung ihrer Desktop-Umgebung haben.

Der Nachteil ist, dass solche persistenten VDIs etwas teurer im Betrieb sind, weil sie technisch anspruchsvoller sind und mehr Speicherplatz benötigen. In vielen Unternehmen stellt sich aber keine Alternative zur persistenten VDI. Das hängt vor allem mit Ergonomie-Bedürfnissen zusammen — User möchten ihre digitalen Arbeitsplätze individuell auf ihre Arbeitsweise anpassen können, um sich Abläufe zu erleichtern.

Nicht-persistente VDIs

Nicht-persistente VDIs können sich nicht „erinnern“. Bei ihnen geht jede Anpassung an der Desktop-Umgebung nach Abschluss einer User-Session verloren. Dafür sind sie oft einfacher und günstiger im Betrieb, da eine Zwischenspeicherung der User-Daten entfällt. Nicht-persistente VDIs sind ideal für Industrien mit standardisierten, wiederkehrenden Arbeitsabläufen, wie zum Beispiel in Callcentern, im Einzelhandel oder auch für Außendienstmitarbeitende.

Virtual Desktop Infrastructures bieten sich besonders für bestimmte Einsatzzwecke an.

Sensible Daten

Bestimmte Industrien verarbeiten große Mengen an sensiblen Daten. Dazu zählen zum Beispiel die Finanzindustrie oder das Gesundheitswesen. Hier beheimatete Unternehmen müssen auf strikte gesetzliche Vorgaben achten.

In diesem Kontext kann der Einsatz einer Virtual Desktop Infrastructure sinnvoll sein. Sie stellt sicher, dass sensible Daten nicht auf den Endgeräten der Mitarbeitenden gespeichert bleiben.

Gleichzeitig erhöht VDI die Alltagsmobilität, wenn zum Beispiel Ärzte auf Visite ein Tablet mit sich führen, dann wieder am Desktop sitzen und später noch Daten in ein mobiles Terminal eingeben. Profile können an jedem Gerät schnell gewechselt werden und sensible Informationen „schwappen nicht über“.

Standardisiertes Arbeiten

Call-Center und andere öffentliche Computerräume profitieren von VDI-Lösungen, weil hier IT-seitig meist dieselben wenigen standardisierten Prozesse benötigt werden; das betrifft zum Beispiel das Anlegen eines neuen Kundenprofils oder die Erstellung einer Support-Anfrage. Für diesen Einsatzzweck sind nicht-persistente VDIs sehr gut geeignet, weil sie schnell zur Verfügung stehen und wenige Anforderungen an den verwendeten Client-Computer stellen.

Compliance-Anforderungen

Gerade in sehr großen Unternehmen kann es schwierig sein, Compliance-Anforderungen flächendeckend umzusetzen. Hier bieten VDIs einen Ausweg, indem wichtige Vorgaben auf der Server-Ebene verankert und dann standardisiert ausgeliefert werden.

BYOD

Immer mehr Mitarbeitende verwenden ihre privaten Geräte für die Arbeit. Dazu hat wesentlich die Corona-Pandemie beigetragen, als plötzlich viele Teams über Nacht aus dem Homeoffice tätig werden mussten und lediglich private Geräte zur Verfügung standen. Diesen Trend zu „Bring Your Own Device“ (BYOD) unterstützt VDI, während es gleichzeitig eine saubere Trennung von privaten und Unternehmensdaten ermöglicht.

Remote Arbeit

Via VDI können Mitarbeitende leicht von überall aus der Welt tätig werden. Dies gilt insbesondere für die cloudbasierten VDI-Modelle wie Azure Virtual Desktop. Alles was sie benötigen ist ein internetfähiges Endgerät und die Login-Daten für den VDI-Service.

VDIs bieten Ihrem Unternehmen eine Reihe von entscheidenden Vorteilen.

Weniger Verwaltungsaufwand

Es bedeutet viel Aufwand, die IT-Infrastruktur eines Unternehmens up to date zu halten. Ständig müssen Arbeitsplätze eingerichtet, Patches aufgespielt oder Berechtigungen neu vergeben werden. Das bindet Ihre IT-Abteilung und zieht Kapazitäten von wichtigen Innovationsprojekten ab.

Mit einer VDI-Lösung lassen sich diese Prozesse deutlich vereinfachen, denn die Verwaltung aller Arbeitsplätze erfolgt zentral in der Cloud. Veränderungen können dementsprechend schnell ausgerollt werden. Führt Ihr Unternehmen beispielsweise eine neue CRM-Software ein, kann dies synchron und flächendeckend geschehen.

Weniger Hardware-Kosten

Findet der Großteil der Rechenoperationen auf dem Host-Server statt, werden im Büro nur noch sogenannte Thin Clients benötigt, also Rechner, die mit vergleichsweise geringen Hardwareanforderungen auskommen. Das bedeutet zum Beispiel, dass ältere, bereits vorhandene Rechner länger genutzt werden können, statt aufgerüstet oder erneuert werden zu müssen. Und wenn doch Neuanschaffungen ins Haus stehen, fallen diese gering aus.

Hinzu kommt, dass Ihre User auch leicht eigene Geräte verwenden können, um auf die VDI-Lösung zuzugreifen; hier erübrigt sich eine Anschaffung von neuer Hardware dann komplett.

Schutz vor Geräteverlust

Weil mobile Devices immer stärker Einzug in die Arbeitswelt halten, erhöht sich auch die Gefahr durch den Verlust oder Diebstahl dieser Geräte. Geht Ihrem Mitarbeitenden beispielsweise das Smartphone am Flughafen verloren oder wird ihm das Tablett aus dem Hotelzimmer gestohlen, bedeutete das bisher einen signifikanten Sicherheits-Leak; alle Daten auf dem Gerät waren nun im Besitz eines Unbefugten.

Durch VDI erübrigt sich dieses Problem. Alle Daten werden zentral auf dem Server in der Cloud abgespeichert, nicht auf dem lokalen Endgerät. Kommt dieses abhanden, resultiert also trotzdem kein Datenverlust.

Klare Trennung

In der neuen Arbeitswelt vermischen sich Berufliches und Privates immer stärker. Das betrifft auch den Einsatz von Hardware. Insbesondere aus dem Homeoffice verwenden Mitarbeitende häufig den eigenen Laptop oder das private Smartphone. Das birgt die Gefahr, dass sich personenbezogene und Unternehmensdaten vermengen.

Eine VDI-Lösung kann hier Abhilfe schaffen, weil eine klare Trennung erfolgt. Die private Hardware des Mitarbeitenden fungiert lediglich als Ausführungsort für die virtuelle Desktop-Umgebung, die aus der Cloud bereitgestellt wird. Das ermöglicht Ihrem Teammitglied höchste Flexibilität und berücksichtigt gleichzeitig unternehmensseitige Sicherheitsüberlegungen.

Mehr Remote-Arbeit

In Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit müssen sich Unternehmen Gedanken darüber machen, wie sie entsprechende Arbeitsumgebungen schnell und unkompliziert bereitstellen. VDIs sind hier eine mögliche Antwort, insbesondere in der cloudbasierten Variante. Alles, was der User benötigt, sind ein geeignetes Endgerät, eine Internetverbindung und die Login-Daten für den Service.

Hinzu kommt – in Zeiten des IT-Fachkräftemangels sind solche Arbeitsmodelle auch ein attraktives Argument, um heiß umkämpfte Nachwuchskräfte an sich zu binden.

Skalierbarkeit

Erlebt Ihr Unternehmen gerade eine starke Wachstumsphase, ist es einfach, dieser mit einer cloudbasierten VDI Rechnung zu tragen. Beliebig viele neue User können in kürzester Zeit angelegt werden und direkt losarbeiten. Genauso können Sie aber auch überflüssige Benutzer jederzeit wieder abbuchen, weil Sie zum Beispiel saisonal bedingt weniger Bedarf an Desktop-Arbeitsumgebungen haben.

Solche Schwankungen hätten früher zu Anschaffungen von neuer Hardware geführt, die dann für große Teile des Jahres brach gelegen hätte. Dank einer VDI-Lösung zahlen Sie jetzt nur noch für das, was Sie tatsächlich nutzen.

Transparente Kostenstrukturen

Weil eine virtuelle Desktop-Infrastruktur typischerweise ein Abomodell pro Benutzer verwendet, lassen sich IT-Kosten sehr gut planen. Sie wissen genau, welchen Betrag X Sie jeden Monat ansetzen müssen, damit Ihre Belegschaft mit den IT-Systemen Ihres Unternehmens interagieren kann.

Mehr Spezialisierungseffekte

Eine Inhouse-IT-Abteilung ist meist breit aufgestellt, denn sie muss viele verschiedene IT-Aufgaben wahrnehmen. Insofern erhält jede Aufgabe naturgemäß nur ein bestimmtes Maß an Aufmerksamkeit.

Dies betrifft auch die Bereitstellung von neuen digitalen Arbeitsplätzen. Es gibt hierfür nur begrenzt Zeit und Ressourcen, weil noch andere wichtige Themen auf der Tagesordnung stehen.

Die Anbieter von VDI-Lösungen sind dagegen Spezialisten. Sie verfügen über viel Erfahrung darin, aus der Ferne moderne Desktop-Umgebungen zu liefern. Jedes Problem, das in diesem Zusammenhang auftauchen könnte, haben sie bereits erlebt.

Gleichzeitig sind sie sehr genau mit den Bedürfnissen der Nutzer vertraut und passen ihre Lösungen laufend auf diese an. Und nicht zuletzt sind VDI-Anbieter darauf bedacht, die Sicherheit der verwendeten Daten zu garantieren, weil hiervon ihr ganzes Geschäftsmodell abhängt.

Alle diese Spezialisierungseffekte kommen Ihnen zugute, wenn Sie mit einem externen VDI-Provider zusammenarbeiten.

Besserer Schutz von personenbezogenen Daten

Weil zum Beispiel Kundendaten nicht lokal auf einzelnen Geräten vorgehalten werden, erleichtert dies den Schutz von personenbezogenen Daten. Dies hilft Unternehmen dabei, die strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.

Einheitliches User-Erlebnis

Jeder Nutzer hat mit VDI Zugriff auf dieselben Apps und dieselben Einstellungen. Das erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

VDI-Lösungen bieten Ihrem Unternehmen viele Vorteile, müssen allerdings auch korrekt implementiert werden. Mit den folgenden Best Practices gelingt Ihnen das.

1. Ermitteln Sie die Netzwerkkapazität

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen flächendeckend lokal gehostete VDIs einsetzen, stellt das hohe Anforderungen an Ihre Netzwerkkapazität. Die benötigte Rechenpower verlagert sich aus dem Büro in den Serverraum.

Um hier auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie vorbereitend einen Feldversuch durchführen. Stellen Sie eine Abteilung wie den Einkauf oder die Buchhaltung vorübergehend auf die Arbeit mit VDIs um. Es empfiehlt sich, hier ein Team auszuwählen, welches eine eher hohe IT-Last erzeugt. Unter Verwendung eines Monitoring-Tools können Sie nun ermitteln, welche Kapazitäten pro User durchschnittlich auflaufen.

Nun können Sie die durchschnittliche User-Last mit der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden multiplizieren. Wenn Sie jetzt noch einen großzügigen Sicherheitspuffer einkalkulieren, haben Sie eine gute Ausgangsgröße.

Dieser Schritt entfällt, wenn Sie sich gleich für eine cloudbasierte VDI-Lösung entscheiden. Weil die Leistung hier im Rechenzentrum des Providers erbracht wird, brauchen Sie sich um lokale Kapazitätsgrenzen keine Sorgen zu machen.

Hier sollten Sie sich stattdessen im Vorfeld über Fragen der Cloud-Sicherheit und datenschutzrechtliche Anforderungen informieren. Ein möglicher Weg kann sein, einer besonders abgesicherten Private Cloud den Vorzug zu geben. So kombinieren Sie Skalierbarkeit und Sicherheit.

2. Legen Sie den VDI-Typ fest

Beim Einsatz einer VDI stellt sich immer die Wahl zwischen der persistenten und der nicht-persistenten Variante. Persistente VDIs speichern Veränderungen des Users an der Desktop-Konfiguration über das Ende einer Session hinaus, nicht-persistente VDI tun das nicht. Dafür ist die nicht-persistente Variante in der Regel günstiger im Betrieb.

Diese Fragen können dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen:

• Haben Ihre Mitarbeitenden einen hohen Individualisierungsbedarf, was ihre Desktop-Umgebungen angeht, zum Beispiel weil sich Projektparameter fortlaufend ändern und neue Arbeitsabläufe erforderlich machen?
• Auf wie viele Anwendungen greift der durchschnittliche User pro Session zu? Mehr Anwendungen deuten auf mehr Komplexität hin, was eher für eine persistente VDI-Lösung spricht.
• Welche Anwendungen sind das? Handelt es sich zum Beispiel um grafikintensive CAD-Programme oder um ein simples Buchungssystem? Auch hier gilt – je komplexer die Aufgabe, desto wahrscheinlicher brauchen Sie eine persistente Lösung.

3. Besprechen Sie die Ausstattung

Welche Merkmale und Programme benötigen die geplanten VDI-Arbeitsplätze, damit Ihre Team-Mitglieder schnellstmöglich produktiv werden können? Diese Frage sollte bereits im Vorfeld erörtert werden, weil es hier von Provider zu Provider unterschiedliche Features und Einschränkungen geben kann.

Erstellen Sie dafür gemeinsam mit Vertretern aus allen wichtigen Abteilungen eine Feature-Liste. Es kann sinnvoll sein, nicht nur die jeweiligen Abteilungsleiter zu befragen, sondern auch Team-Mitglieder eine oder mehrere Hierarchiestufen darunter. Diese verfügen häufig über mehr praktische Einsichten, was das operative Tagesgeschäft angeht.

4. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem MSP

Wenn Sie eine Virtual Desktop Infrastructure einführen möchten, können Sie sich direkt an einen der großen Anbieter wenden und die Implementierung selbst vornehmen.

Alternativ können Sie aber auch einen spezialisierten Managed-Services-Provider (MSP) zwischenschalten, der Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung sowie bei der Umsetzung behilflich ist.

Das hat viele Vorteile. Zum einen verfügt der MSP über zahlreiche Erfahrungswerte aus vorangegangenen Kundenprojekten. Er weiß zum Beispiel, welcher VDI-Anbieter sich am besten für bestimmte Industrien oder Unternehmensgrößen eignet. Genauso kann er Tipps geben, wie sich die Kostenstruktur optimieren lässt. Auch wie sich die bestehende IT-Infrastruktur integrieren oder sinnvoll umnutzen lässt, weiß ein guter MSP. Außerdem verfügen die Provider über viel Erfahrung damit, das VDI-System möglichst reibungsfrei einzuführen, Stichwort Change-Management.

Und nicht zuletzt ist der Support-Aspekt zu erwähnen. Bei einem MSP erhalten Sie häufig eine stärker individualisierte Betreuung. Ergeben sich Probleme, reagieren mittelständische MSPs oft schneller und flexibler, als anonyme Cloud-Giganten. Der Kontakt erfolgt typischerweise über einen gleichbleibenden Ansprechpartner, was zu einem persönlichen Vertrauensverhältnis beiträgt.

Sie möchten die Vorteile von Virtual Desktop Infrastructures für Ihr Unternehmen nutzen und wünschen sich dafür einen zuverlässigen Partner? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Experten der ahd stehen Ihnen für den gesamten VDI-Prozess zur Seite. Dafür analysieren wir im ersten Schritt den Status quo Ihrer IT-Infrastruktur, entwerfen einen Vorgehensplan und übernehmen die komplette praktische Umsetzung. Auch beim Thema Change-Management sind wir Ihr erfahrener Ansprechpartner, damit die neue Lösung schnellstmöglich von Ihren Mitarbeitenden angenommen wird. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Erstberatung!