Was sind IT-Services? Definition und Einsatzmöglichkeiten

Unter einem IT-Service wird die Auslagerung ausgewählter IT-Aufgaben an einen externen EDV-Dienstleister verstanden. Das Unternehmen kann dabei selbst entscheiden, ob nur Teilbereiche abgegeben werden sollen oder die komplette Verwaltung der EDV an den Dienstleister übertragen wird. Auch bei der Art des Service hat der Kunde noch Wahlmöglichkeiten. So kann die Art des Service von der monatlichen Abrechnung pro geleisteter Stunde bis hin zum Rund-um-Sorglos-Paket reichen.

Im Folgenden sind einige Vorteile des Einsatzes von IT-Services aufgelistet:

• Die benötigten IT-Ressourcen lassen sich leichter skalieren: Wenn z. B. mehr Kapazitäten benötigt werden, können diese auch kurzfristig direkt beim IT-Dienstleister hinzugebucht werden, statt erst einmal nach neuem Personal suchen zu müssen und dieses dann noch einzuarbeiten.
• Es müssen nur die Leistungen gezahlt werden, die auch tatsächlich benötigt wurden: Sollte die Auslastung schwanken, müssen so nur die tatsächlich erbrachten Leistungen gezahlt werden.
• Der Service lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen: Sie können für jeden Bereich einzeln entscheiden, wie viel Unterstützung Sie vom Dienstleister benötigen.
• Sie müssen nicht zu jeder eingesetzten Software tiefergehendes Know-how aufbauen: Immer mehr Unternehmen betreiben eine große Anzahl an verschiedenen Softwarelösungen. Dies macht es, besonders für kleine IT-Teams, schwierig, das nötige Know-how für alle Softwarelösungen aufzubauen und bereitzuhalten. Durch IT-Services kann häufig zumindest die Tiefe des benötigten Know-hows in der IT-Abteilung verringert werden, da im Zweifel auf Spezialisten vom Dienstleister zurückgegriffen werden kann.
• Entlastung der Mitarbeiter: Durch den Einsatz von IT-Services übernehmen Dienstleister Aufgaben, die bisher in der IT-Abteilung angesiedelt waren. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Digitalisierungsthemen.

Nachdem nun geklärt ist, was IT-Services sind und welche Vorteile sie bringen können, stellt sich die Frage, für welche Unternehmen IT-Services am meisten Sinn machen.

Dazu finden Sie im Folgenden einige Ausgangssituationen, in denen die Unternehmen vom Einsatz von IT-Services profitieren können:

Unternehmen ohne IT-Abteilung: Sofern ein Unternehmen keine eigene IT-Abteilung hat, kann es sinnvoll sein, nicht erst eigenes Know-how aufzubauen. Stattdessen kann das Unternehmen sich auf die eigene Kernkompetenz konzentrieren und die IT von einem EDV-Dienstleister managen lassen.

Unternehmen mit überlasteter IT-Abteilung: Wenn die eigene IT-Abteilung überlastet ist, kann es eine Möglichkeit sein, Teilbereiche als IT-Services auszulagern und so die interne IT zu entlasten.

Unternehmen, denen bestimmtes Know-how fehlt: Ein weiterer Grund, um auf IT-Services zurückzugreifen, kann fehlendes oder nicht ausreichendes Fachwissen in einem bestimmten Fachgebiet sein. Dieses kann durch das Know-how des IT-Dienstleisters ersetzt oder zumindest erweitert werden.

Unternehmen, die mehr Zeit für Digitalisierungsthemen haben wollen: Auch die Entlastung der IT-Abteilung von Routinetätigkeiten, um sich der Digitalisierung des eigenen Unternehmens zu widmen, kann ein guter Grund für IT-Services sein.

Um die IT-Services für die Kunden so flexibel wie möglich zu gestalten, stellen viele IT-Dienstleister ihre Services im Baukastenprinzip bereit. So haben Kunden die Möglichkeit, die IT-Services an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Zu den Modulen, die Kunden wählen können, zählen unter anderem:

• die Wartung der eingesetzten Hardware,
• die Pflege der eingesetzten Softwarelösungen,
• die Administration der eingesetzten Softwarelösungen,
• die Erstellung von Backups,
• das Durchführen regelmäßiger Updates,
• das Aufdecken und Beheben von Sicherheitslücken.

Welche Services genau angeboten werden, variiert dabei von Dienstleister zu Dienstleister.

Nach der Entscheidung „für IT-Services“, muss entschieden werden, welche Services ausgelagert werden sollen. Je nach Service kann die Auslagerung für das Unternehmen nämlich mehr oder weniger Mehrwert bringen. Dies ist natürlich sehr individuell zu betrachten, aber zwei Faktoren sollten auf jeden Fall miteinbezogen werden.

Zum einen sollte der Wissensstand der Mitarbeiter als Faktor betrachtet werden. Denn es macht in vielen Fällen mehr Sinn einen Bereich (z. B. eine Softwarelösung) als Service auszulagern, wenn das Fachwissen der eigenen IT-Abteilung nicht so umfangreich ist, als wenn Sie in Ihrem Team mehrere Experten zu dieser Lösung haben.

Zum anderen sollte die die benötigte Flexibilität des möglichen IT-Services bedacht werden. Denn IT-Applikationen, die besonders flexibel auf Geschäftstätigkeiten reagieren müssen, sollten lieber in der internen IT verbleiben, um diese Flexibilität auch weiterhin gewährleisten zu können.