Wie Sie mit einem modernen Arbeitsplatz Ihre Mitarbeitenden motivieren

Unsere Arbeitswelt verändert sich rasant. Globalisierung, Digitalisierung und Automatisierung führen zu massiven Verschiebungen in der Organisationsstruktur von Unternehmen. Dies wirkt sich auf die Anforderungen aus, welche Firmen an Mitarbeitende stellen. Unter dem Begriff „New Work“ analysieren Trendforscher die Art und Weise, wie wir morgen arbeiten werden, welche Skills an Bedeutung gewinnen und welche obsolet werden.

Wichtige Schlüsselqualifikationen der zukünftigen Wissensarbeiterinnen und -arbeiter sind:

• Empathie: Sich in andere Menschen einfühlen können, sie verstehen.
• Kreativität: Neues denken anstatt vorgefertigte Denkschemata anwenden.
• Kooperation: Offen sein für andere Ideen und selbst offen kommunizieren, sich austauschen.
• Flexibilität: Agil auf zeitliche, örtliche und rollenbezogene Veränderungen der Arbeitsbedingungen eingehen.
• Mobilität: Geografisch unabhängig arbeiten können, nicht auf einen festen Desk angewiesen sein.
• Fokus: Die Fähigkeit, sich trotz vielfältigen Aufgaben und intensivem Austausch auf die Arbeit fokussieren zu können.

Kurz gesagt: Moderne Wissensarbeiterinnen und -arbeiter müssen Probleme lösen, Zukunft gestalten und Gemeinschaft stärken – und das in einer zunehmend hektischen und instabilen Arbeitswelt. Damit ihnen dies gelingt, sind sie auf moderne Arbeitsplätze angewiesen.

Das wichtigste Merkmal des modernen Arbeitsplatzes ist, dass er kein „Arbeiter-Platz“ mehr ist: Es geht heute nicht mehr darum, einem Mitarbeitenden einen Schreibtisch, Bürostuhl und einen Spind zuzuweisen. Denn diese „Old Work“-Philosophie fördert die falschen Werte: Abschottung, Anpassung, Monotonie – und Langeweile.

Der moderne Arbeitsplatz ist weit mehr als ein Ort, wo Ihre Mitarbeitenden sich während der Arbeit aufhalten. Er ist eine Infrastruktur, welche Empathie, Kreativität, Kooperation fördert, Mobilität und Flexibilität unterstützt und hilft, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Konkret stehen die folgenden Anforderungen im Mittelpunkt:

Voll digitalisierte Organisation

Die Digitalisierung der gesamten Infrastruktur und Verwaltung des Unternehmens bildet die Basis des modernen Arbeitsplatzes. Hier ist kein Raum mehr für staubige Ordnerregale, umständliche Papierformulare und langwierige Genehmigungsverfahren auf dem internen Postweg. Ihre Mitarbeitenden checken die Firmen-News auf dem Smartphone, füllen ihre Urlaubsanträge elektronisch aus, informieren sich im Intranet über die neuen Richtlinien und kommunizieren höchst effizient via E-Mail miteinander.

Klare, einfache Prozesse

Je komplexer die Arbeitswelt wird, desto simpler und selbsterklärender müssen die Prozesse werden. Am modernen Arbeitsplatz sollte alles so schnell, angenehm und einfach wie möglich funktionieren. Auf diesem Grundgedanken beruhen auch die agilen Arbeitsmethoden wie Scrum und Kanban.

Vereinfachung ist eine permanente Aufgabe der Geschäftsführung. Es gilt, immer wieder die Frage zu stellen, ob ein Prozess nicht simpler gestaltet, eine Handhabung von Werkzeugen nicht erleichtert werden kann. Analog zum User-Experience-Design ist das „Employee-Experience-Design“ ein Weg, die Organisation agiler und damit zukunftssicherer zu gestalten.

Kollaborationstools

In der modernen Arbeitswelt sind Kollaborationstools wie zum Beispiel Asana, Jira oder Microsoft Teams fester Teil des Arbeitsplatzes: Hier finden Besprechungen statt, hier werden Anweisungen entgegengenommen oder erteilt, hier erhält man Feedbacks, hier entstehen innovative Ideen – und hier findet die eigentliche Teambildung statt.

Zwar sind physische Treffen nach wie vor wichtig für den Zusammenhalt eines Teams, aber die einzelnen Mitglieder verbringen in der Praxis einen Großteil ihres Arbeitstages auf digitalen Plattformen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie die passenden Kollaborationstools für Ihre Organisation finden und sie zielgerichtet für die Teamarbeit einsetzen. Eine gute Anlaufstelle dafür ist Microsoft 365; hier finden Sie eine vollständige Palette bewährter Programme.

Vernetzung und Cloud-Computing

Das klassische Intranet genügt heutzutage nicht mehr. Der moderne Arbeitsplatz erfordert sowohl WLAN wie auch Fernzugriffe. Cloud-Computing ist unabdingbar geworden, weil Angestellte mit zunehmender Häufigkeit auch im Homeoffice arbeiten oder von unterwegs auf die digitale Infrastruktur der Firma zugreifen müssen.

Fokus

Von einer Besprechung zurückkommen, E-Mails checken, rasch den Anruf beantworten, an der Präsentation weiterarbeiten, sich mit der Kollegin abstimmen, wieder weiterarbeiten – eine solche Arbeitsweise ist mit Produktivitätsverlusten verbunden.

Die Philosophie des modernen Arbeitsplatzes lautet: Alle oben genannten Tätigkeiten gehören zwar zur Arbeit. Aber man muss sie „entflechten“, sodass sie sich nicht gegenseitig stören. Es braucht Plätze für das Schreiben, gesonderte für den Austausch, andere für das Telefonat und wieder andere für das hochkonzentrierte Nachdenken. Hinzu kommen digitale Hilfsmittel für das ablenkungsfreie Arbeiten, wie zum Beispiel das vorübergehende Zurückstellen von Benachrichtigungen.

Abwechslungsreiche Arbeitsumgebung

Mit dem erwähnten Entflechten der Tätigkeiten verbunden ist die Forderung nach einer abwechslungsreichen Arbeitsumgebung. Die Menschen sollen sich je nach Tätigkeit und Bedürfnis eine Arbeitsumgebung aussuchen können: Heute die Sitznische, morgen den Schreibtisch im Großraumbüro, zwischendurch die Projektzone oder den bunten Sitzwürfel. Lesen Sie dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Was bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen ein moderner Arbeitsplatz? Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

Sie gestalten eine erfolgversprechende Firmenkultur

Die Kultur und Moral des Unternehmens zählt zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren überhaupt. Es hat seinen guten Grund, weshalb führende Firmen wie Google, Facebook oder Hubspot großen Wert auf eine ansprechende Unternehmenskultur legen. Vertrauen, Kooperation, Motivation, Initiative, Kreativität und Resilienz der Mitarbeitenden werden durch die richtige Kultur gestützt und gefördert. Mit einer modernen Arbeitsplatzgestaltung dokumentiert Ihr Unternehmen eine fortschrittliche Gesinnung und optimistische Einstellung gegenüber der Zukunft.

Sie ziehen die richtigen Talente an

Millennials gelten heute als die wichtigste Altersgruppe für Unternehmen. Diese Talente sind anpassungsfähig, effizient, lernen schnell, sind technologieaffin und gut ausgebildet. Es ist nicht einfach, sie als Mitarbeitende zu gewinnen – und noch schwieriger, sie zu halten. Mit einer fortschrittlichen Arbeitsplatzgestaltung erhöhen Sie die Chance, die richtigen Talente von Ihrer Firma zu überzeugen.

Sie steigern die Produktivität

Wenn die Menschen dort arbeiten, wo sie sich am wohlsten fühlen, sind sie produktiver. Die moderne Arbeitsplatzgestaltung zielt darauf ab, für jede Aufgabe und jeden Arbeitsstil eine passende Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen. Dies spart Zeit und fördert die Produktivität. Remote Work bedeutet außerdem, auf unnötige Arbeitswege zu verzichten. Auch dies kommt der Produktivität zugute.

Sie verbessern die Qualität der Arbeit

Mit einer fortschrittlichen Arbeitsplatzgestaltung signalisieren Sie den Mitarbeitenden, dass Ihnen das Niveau der Arbeit nicht gleichgültig ist. Es ist ein Geben und Nehmen: Das Unternehmen legt größten Wert auf die Qualität des Arbeitsplatzes und im Gegenzug legen die Angestellten ebenso großen Wert auf die Qualität ihrer Arbeit. Wer sich beispielsweise im ansprechend gestalteten Thinktank aufhält, fühlt sich stärker motiviert, etwas wirklich Durchdachtes abzuliefern.

Sie beeindrucken Ihre Kunden

Ein modernes Office flößt Vertrauen ein. Mit einer fortschrittlichen Arbeitsplatzgestaltung beweisen Sie, dass Sie zukunftsorientiert denken, starke Konzepte realisieren und Wert auf Details legen. Solche Qualitäten beeindrucken auch Ihre Kundschaft.

New Work verlangt nach einem neuen Gesamtbürokonzept. Dazu gehört eine kluge Raumeinteilung. Die nachfolgend beschriebenen sieben Zonen sollte jede moderne Arbeitsumgebung aufweisen.

Open Space

Der Open Space bildet in der Regel das Zentrum des Büros. Hier bewegen sich die Menschen frei und haben viel Raum um sich herum. Die Fläche wird nicht wie bei herkömmlichen Büros durch Trennwände in Einzelarbeitsplätze unterteilt, sondern lediglich mit Pflanzen, halbhohen Raumteilern und anderen Elementen gestaltet. Die Angestellten sitzen an gruppierten Arbeitsplätzen zusammen.

Rückzugs- und Kommunikationszone

In dieser Zone darf und soll man miteinander plaudern und gemütlich zusammensitzen. Diese Zone trägt dazu bei, dass Menschen sich entspannen und neue Energie schöpfen.

Raum-im-Raum

Kleine, geschlossene Räume dienen vertraulichen Besprechungen, aber auch dem konzentrierten Arbeiten. Diese Räume sollten so ablenkungsfrei wie möglich gestaltet werden und nur Platz für ein bis zwei Personen bieten.

Kurzbesprechungs-Ecken

Sitznischen, Stehpulte und andere Elemente prägen die Kurzbesprechungs-Zone. Anders als die Raum-in-Raum-Zone sollen die Kurzbesprechungs-Ecken zum spontanen Austausch animieren und auch verhindern, dass zu viele Unterredungen direkt am Schreibtisch stattfinden.

Kreativzone

Die Kreativzone dient dazu, Ideen zu sammeln, sich inspirieren zu lassen und gemeinsam zu brainstormen. Sie ist entsprechend bunt und anregend gestaltet und bietet die nötige Einrichtung für die Kreativarbeit, wie beispielsweise Whiteboards.

Nomadenplätze

Es gibt immer mehr Mitarbeitende, die nur Teilzeit arbeiten, diverse Standorte haben oder als Freelancer temporär einbezogen werden. Nomadenplätze sind für solche Kurzzeit-Bürobenutzer gedacht. Sie bieten eine komplette Infrastruktur für die Arbeit am Notebook.

Privacy-Space

Der Privacy-Space ist für Privates reserviert; hier darf nicht gearbeitet werden. Angestellte verbringen hier ungestört ihre Pause oder gehen privaten Angelegenheiten nach. Dies fördert die Work-Life-Balance und trägt dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeitenden im Unternehmen gut aufgehoben fühlen.

So spannend neue Arbeitsplatzkonzepte auch sind: Die grundlegenden Anforderungen an die Ergonomie dürfen nicht vergessen gehen. Achten Sie in jedem Fall auf die folgenden Basics:

Gute Akustik

Die Akustik muss sowohl auf den Raum als Ganzes wie auf die jeweilige Zone abgestimmt sein. In einem akustisch optimal gestalteten Umfeld sind Schritte gedämpft, Stimmen klingen natürlich aber leise und die Geräusche haben keinen Nachhall. Dies erreichen Sie mit Akustikmaßnahmen wie Wandabsorbern, Deckensegeln, Akustikscreens an den Tischen und anderen diskreten Raumelementen.

Gutes Lichtkonzept

Die Anforderungen an die Beleuchtung von Arbeitsplätzen sind im letzten Jahrzehnt deutlich gestiegen. Galt früher das Ablesen von Papierdokumenten auf dem Schreibpult als wichtigster Maßstab für gute Beleuchtung, muss das Lichtkonzept heute eine Vielfalt von Situationen einbeziehen: Arbeiten am Bildschirm, auf dem Notebook, dem Tablet, dem Smartphone, auf Papier am Whiteboard oder mit dem guten alten Notizblock. Hinzu kommen die Anforderungen an die Atmosphäre der verschiedenen Arbeitszonen.

Die Benutzenden sollten ihr Licht selbst regeln können. Außerdem ist wichtig, dass die Lichtquelle nicht blenden darf.

Gute Schreibtische

Trotz des Trends zu unkonventionellen Arbeitsplätzen müssen Angestellte einen Schreibtisch vorfinden, an welchem sie viele Stunden lang komfortabel an einer Präsentation, einer Kalkulation, einem Design oder anderen anspruchsvollen Aufgaben arbeiten können. Gute Pulte müssen ausreichend groß dimensioniert sein; 160 mal 80 Zentimeter stellen das Minimum dar. Höhenverstellbarkeit ist ebenfalls wünschenswert. Besonders fortschrittliche Arbeitsplätze sind mit intelligenten Schreibtischen ausgestattet, die sich automatisch der Größe der Benutzenden anpassen.

Optimaler Sitzkomfort

Sitzgelegenheiten müssen nach den Prinzipien der modernen Arbeitsplatzergonomie konzipiert sein: gerader Rücken, bewegliches Becken, zur Beinlänge passende Höhe für Schreibarbeiten, entspannte Sitzposition für Lounges. Idealerweise stellen Sie eine Auswahl unterschiedlicher Modelle zur Verfügung. Denn die körperlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden unterscheiden sich voneinander: Die einen benötigen eine Lendenwirbelstütze, andere eine beweglichen Hocker und die dritten arbeiten am besten in einem traditionellen Chefsessel.

Gute Luft

Dass verbrauchte Luft die Motivation und Denkfähigkeit hemmt, ist bekannt. Die Kunst der guten Lüftung besteht darin, für eine ausreichende Frischluftzufuhr zu sorgen, ohne dass Durchzug zu spüren ist oder die Geräusche der Lüftung vom Arbeiten ablenken.

Farbe

Farbe ist nicht bloß eine Frage des Designs, sondern auch der Motivation: Eine gute Farbgebung spendet Energie und fördert positive Emotionen. Trotzdem sollte der Arbeitsplatz modern und professionell wirken. Es gilt, einen guten Kompromiss zwischen den Kriterien der Ästhetik und der Ergonomie zu finden.

Die Arbeitswelt wird immer komplexer. Entsprechend differenziert muss die Workstation der Zukunft konzipiert werden. Moderne Wissensarbeiterinnen und -arbeiter benötigen Plätze für konzentriertes Arbeiten, für Teamarbeit, Kreativarbeit, für den Austausch mit anderen und für die Work-Life-Balance. Darum sollten Arbeitsplätze in verschiedene Zonen eingeteilt werden, die je unterschiedlichen Zwecken dienen. Solche Maßnahmen erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und sind ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal für Unternehmen. Dies hilft, die richtigen Talente anzuziehen, optimal zu motivieren und lange in der Organisation zu halten.

Sie möchten die planerischen und technischen Voraussetzungen für eine moderne Arbeitsumgebung schaffen? Dann sollten wir uns unterhalten. Die Expertinnen und Experten der ahd erarbeiten New-Work-Konzepte, verwirklichen Cloud-Lösungen und schaffen so die Grundlagen für Homeoffice und Remote Work. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Erstberatung!