Für die steigenden Anforderungen an die eigene IT stellen zugekaufte Managed Services eine Lösung dar. Diese unterstützen Sie dabei, Ihre IT-Infrastruktur leistungsstärker und innovativer zu gestalten. Zusätzlich können Sie gebuchte Services schnell und individuell hinsichtlich veränderter Rahmenbedingungen anpassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Implementierung gemanagter IT-Services beachten müssen, um mit diesen langfristig erfolgreich zu sein.

Wie können Managed Services Ihr Unternehmen entlasten?

Durch einen Managed-Service-Dienstleister kann eine Vielzahl verschiedener IT-Leistungen erbracht werden. Cloud-, Backup- oder IT-Security-Services sind nur einige Beispiele. Ein Vorteil ist, dass diese Dienstleistungen überwiegend remote erbracht werden können. Der Managed Services Provider muss demnach nicht einmal im direkten Umfeld des Unternehmensstandorts liegen. Weitere Vorteile sind:

  • Hochqualifizierte IT-Fachkräfte werden durch Ihren externen Service Provider bereitgestellt. Dadurch können Sie dem Fachkräftemangel effektiv entgegenwirken!
  • Routineaufgaben können ausgelagert werden. Es bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihre unternehmenskritischen IT-Aufgaben!
  • Treiben Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens durch eine leistungsfähige Infrastruktur-Lösung voran! Der Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten kann für eine Vielzahl verschiedener Endgeräte möglich gemacht werden.
  • Schützen Sie Ihre wichtigen Unternehmensdaten! Managed-Services-Anbieter verfügen in der Regel über ein umfassendes Know-how, um Ihre Daten vor Cyberangriffen zu schützen!

Sie suchen noch weitere Informationen über Managed Services? Dann lesen Sie jetzt unseren Blogbeitrag „Managed Services – Alles was Sie wissen müssen“.

Erfolgsfaktor 1: Leistungskennzahlen definieren

Damit der Einsatz von Managed Services wirklich zielführend ist, muss durch ihren Einsatz eine Verbesserung der aktuellen Unternehmenssituation erreicht werden. Daher sollten Sie sich im Vorfeld die Frage stellen, was sich in Ihrem Unternehmen verbessern muss. Um eine solche Verbesserung messbar zu machen, ist die Definition von Zielen sowie entsprechender Key Peformance Indicators (KPI) wichtig. Die Kennzahlen müssen so gewählt sein, dass sie die wirklich relevanten Kriterien für Ihren IT-Betrieb abdecken. So können beispielsweise Reaktions- und Entstörzeiten relevante KPIs für Ihre IT-Organisation darstellen. Um ein gutes Kennzahlensystem zu definieren, können Ihnen die folgenden Schritte behilflich sein:

Einführung von Managed Services bei Kennzahlsystemen

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Erfolgsfaktor 2: Ausreichende Tests vor Einführung

Bevor die gewählten IT-Services in den Regelbetrieb Ihres Unternehmens integriert werden, empfiehlt sich ein Pilotbetrieb. In diesem zeitlich klar begrenzten Rahmen er- und verproben Sie die bezogene Leistung von und die Zusammenarbeit mit Ihrem Service Provider. Diese Pilotphase kann auch als Lernphase verstanden werden: Ihr IT-Team lernt das Betriebsteam des Service-Dienstleisters kennen. Gemeinsam entwickeln Sie eine Sprache, die beide Teams verstehen. So schaffen Sie die Basis für eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Erfolgsfaktor 3: Die eigene IT-Abteilung einbeziehen

Mit Blick auf Ihre interne IT-Abteilung sind bereits vor der Einführung von Managed Services einige Vorbereitungen zu treffen.  Für viele IT-Mitarbeitende geht das Einbinden eines externen IT-Service-Providers mit Stellenabbau und Jobverlust einher. Daher sollte Ihr IT-Team in die Dienstleister-Auswahl eingebunden werden. Die primäre Zielsetzung des Bezugs von Managed Services ist nicht zwangsläufig, die eigene IT-Abteilung zu minimieren. Häufig verschieben sich vielmehr das Tätigkeitsfeld und die Kernaufgaben. Daher sind das Aufzeigen von Perspektiven und das Ergreifen entsprechender Personalentwicklungs-Maßnahmen essentiell für die Begleitung Ihrer IT-Abteilung im Rahmen dieses Veränderungsprozesses.

Wenn Sie bereits einen guten Managed-Service-Dienstleister an Ihrer Seite wissen, wird dieser Sie in der Testphase begleiten. Sind Sie sich bei der Auswahl des Providers jedoch noch unsicher, finden Sie im Beitrag „Was macht einen guten Managed Service Provider aus?“ noch weitere Informationen, die Sie bei der Suche unterstützen können!

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Erfolgsfaktor 4: Ein gutes Change-Management

Neben der internen IT-Abteilung müssen auch Fachbereiche und Endnutzer über die bevorstehenden Veränderungen informiert werden. Bei der Einführung neuer Software oder Programme kann es außerdem dazu kommen, dass ein Bedarf für Schulungen entsteht. Andernfalls kann es zu Blockaden oder Fehlerverhalten bei der Nutzung der Anwendungen kommen. Um ausreichende Möglichkeiten zur Weiterbildung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Einführung beispielsweise schrittweise und nach Fachbereichen sortiert, durchzuführen. Um den Veränderungsprozess bestmöglich zu begleiten, kann dieser mit Hilfe eines Change-Management-Ansatzes strukturiert und durchgeführt werden.

Vergleich bei der Einführung von Managed Services

Erfolgsfaktor 5: Einführung eines Dienstleister-Controllings

Um die Verbesserung durch die Einführung von Managed Services zu dokumentieren und zu kontrollieren, ist die Einführung eines Dienstleister-Controllings nützlich. Die Frage „Was soll sich verändern?“ wird durch diesen Schritt überwacht und kontrolliert. Der Erfolg der angestoßenen Veränderungen wird anhand der definierten KPIs gemessen. Darüber hinaus ist es Ihnen so möglich, das mit Ihrem Service Provider vereinbarte Service-Level-Agreement (SLA) zu überwachen und die erbrachten Leistungen nachzuhalten.

Was kommt nach der Einführung von Managed Services?

Bereits vor der Transitionsphase stellt sich die Frage, wie der Regelbetrieb aussehen kann: Besonders die eigene IT-Abteilung kann sich durch die ausgelagerten Aufgaben vermehrt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Diese werden durch das eingeführte Dienstleister-Controlling erweitert beziehungsweise ergänzt. Für das Unternehmen fallen weitere Aufgaben wie Strategieentwicklung, Finance Management, Service Portfolio Management und Demand Management an. Zusätzlich folgt ein ständiger Austausch mit dem Provider in Form von Service-Delivery-Meetings. Durch die Inanspruchnahme eines Dienstleisters kann das Unternehmen zwar viele Aufgaben abgeben, es kommen jedoch auch neue hinzu.

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