Wie Sie digitalen Herausforderungen im Sozial- und Pflegewesen begegnen

Um zu verstehen vor welchen Digitalisierungsherausforderungen das Sozial- und Pflegewesen steht, ist es zunächst einmal wichtig einen Einblick in den aktuellen Stand der Digitalisierung zu gewinnen. Es stellt sich zu Beginn also die Frage: Wie viel Prozent der Mitarbeitenden nutzen eigentlich aktiv, also mindestens einmal pro Woche, IT-Endgeräte?

Der IT-Report für die Sozialwirtschaft von 2019 sagt dazu Folgendes: Der prozentuale Anteil schwankt je nach Betätigungsfeld, liegt aber im Durchschnitt bei 84% und ist damit im Vergleich zu 2016 um 9% gestiegen.  Setzt man zusätzlich noch die vorhandenen Arbeitsrechner ins Verhältnis mit der Anzahl der Mitarbeitenden, kommt man auf 53 Rechner pro 100 Mitarbeiter. Dies macht deutlich, dass die Nutzung digitaler Arbeitsmittel im Sozial- und Pflegewesen zwar immer weiter steigt, sich jedoch häufig auch mehrere Nutzer ein Endgerät teilen.

Nach dem kurzen Einblick in die IT-Nutzung im Sozial- und Pflegewesen, schauen wir uns nun einige der Herausforderungen an.

Ähnlich wie in vielen anderen Branchen herrscht auch im Sozial- und Pflegewesen ein Fachkräftemangel. Neben den Sozial- und Pflegeberufen sind auch qualifizierte IT-Mitarbeitende für die Verwaltung der IT-Infrastruktur schwierig zu finden.

In vielen Organisationen werden die Arbeitsfelder zunehmend divers, wodurch häufig eine höhere Anzahl an unterschiedlichen Softwarelösungen benötigt wird. Dies wiederum sorgt für Widerstand bei den Mitarbeitenden, die die diversen Tools nutzen müssen.

Die Mitarbeitenden kennen einfache und benutzerfreundliche Software-Lösungen aus dem Privatbereich (wie z.B. WhatsApp oder Dropbox) und wollen diese auch im Arbeitsalltag nutzen, selbst wenn die Lösungen z.B. nicht datenschutzkonform sind. Dies führt zu einer Schatten-IT, die im Falle von Messenger-Diensten von ganzen 40% der Unternehmen stillschweigend geduldet wird.

Zentral für die IT-Sicherheit ist die Existenz eines IT-Sicherheitskonzeptes, das Schutzmaßnahmen und Notfallpläne enthält. Im Jahr 2019 ergab eine Umfrage allerdings, dass 30% der befragten Unternehmen und Organisationen kein solches Schutzkonzept besitzen. Dies macht deutlich, dass das systematische Herangehen an das Thema IT-Sicherheit für viele immer noch eine große Herausforderung darstellt.

Ziel des Bundesteilhabegesetzes, welches Ende 2016 erlassen wurde, ist es die Rechte von Menschen mit Behinderung zu stärken und für sie eine höhere Selbstbestimmung zu erreichen. Die hohe Komplexität dieses Gesetzes, die daraus resultierenden Veränderungen und die sich gegenüberstehenden Interessen der verschiedenen Parteien stellen somit noch eine zusätzliche Herausforderung dar.

Die Herausforderungen zu kennen ist der erste wichtige Schritt. Doch wie können Sie den zuvor beschriebenen Herausforderungen begegnen?

Mögliche Herangehensweisen an die zuvor beschriebenen Herausforderungen:

• Sollten nicht genügend IT-Fachkräfte für das eigene Unternehmen gewonnen werden können, kann es eine Möglichkeit sein outzusourcen oder Managed Services in Anspruch zu nehmen. Im Gegensatz zum Outsourcing behalten Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider allerdings die volle Kontrolle über Ihre IT, entlasten aber trotzdem Ihre IT-Abteilung.
• Wenn in einem Unternehmen Software für viele verschiedene Arbeitsbereiche benötiget wird, ist es umso wichtiger eine ganzheitliche Betrachtung der eigenen Softwarelandschaft durchzuführen und darauf aufbauend ein Konzept zu erstellen. Bei der Auswahl neuer Software sollte dann beachtet werden, dass sowohl möglichst wenig verschiedene Lösungen eingesetzt werden als auch, dass Schnittstellen zu den „benachbarten“ Systemen zur Verfügung stehen, um Insellösungen zu vermeiden.
• Um die Nutzung von Schatten-IT zu verhindern oder zumindest zu reduzieren, können zunächst einmal Verbote ausgesprochen werden, die durch technisch Maßnahmen unterstützt oder durch das Erstellen und Reports kontrolliert werden können. Das Wichtigste im Umgang mit Schatten-IT ist allerdings, zu verstehen warum die Nutzer auf die Schatten-IT zurückgreifen und darauf aufbauend entsprechende „offizielle“ Alternativen anzubieten. Zudem sollte den Mitarbeitenden die Risiken der Schatten-IT aufgezeigt werden, um sie dahingehend zu sensibilisieren.
• IT-Sicherheit ist ein wirklich komplexes Themenfeld, das nicht einmalig, sondern kontinuierlich betrachtet werden muss. Zu Beginn sollte, sofern noch nicht geschehen, eine methodische Bedrohungsanalyse durchgeführt werden. Bei dieser sollte dann auch betrachtet werden welche Daten (z.B. Krankendaten von Patienten) besonders schützenswert sind. Darauf aufbauend wird dann ein Schutzkonzept mit entsprechenden Notfallmaßnahmen entwickelt. Für diesen Prozess kann es aufgrund der Komplexität hilfreich sein, sich Unterstützung von extern zu holen.
• Die stetig steigende Komplexität und die immer häufiger stattfindenden Veränderungen, wie sie zum Beispiel auch durch das Bundesteilhabegesetz angestoßen wurden, stellen die Unternehmen noch zusätzlich vor immer neue Herausforderungen. Damit Sie diesen Herausforderungen begegnen und sich auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren können, kann es Sinn machen, dass ein Managed Services Provider Sie in den IT-Themen entlastet.

Wenn die Entscheidung, einen Managed Service Provider hinzuziehen zu wollen, getroffen ist, stellt sich häufig die Frage: Wie wähle ich den richtigen Service Provider für mein Unternehmen?

Dabei gibt es einige zentrale Faktoren. Zunächst einmal ist es wichtig, die Ist-Situation festzustellen. Dabei bieten die folgende Fragen eine gute Hilfestellung:

• Wo stehe ich heute mit meiner IT?
• Wie arbeiten wir heute?
• Wie ticken meine Anwender?
• Wie tickt meine Organisation?

Wenn die aktuelle Ist-Situation erfasst ist, definieren Sie im nächsten Schritt die angestrebten Ziel. Hierbei helfen Ihnen unter anderem diese Fragen:

• Wo möchten wir hin?
• Was ist unsere IT-Strategie?
• Wo wollen wir unsere IT betreiben? On Premises, in der Cloud oder in einem gemischten (hybriden) Szenario?

Ein weiteres Entscheidungskriterium kann die Erfahrung des MSP mit dem Sozial- und Pflegewesen sein, da diese das Verständnis für die eigene Organisation häufig erleichtert und auch die Beratungsleistung verbessern kann.

Neben der Analyse des Ist- und Sollzustandes und der entsprechenden Erfahrung, sollte allerdings auch das Vertrauen zum Managed Service Provider nicht außer Acht gelassen werden. Denn es geht um eine langjährige Dienstleistungsbeziehung, bei der das gegenseitige Vertrauen die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit liefert.