Outsourcing vs. Offshoring – was ist vorteilhafter?

Firmen können Arbeiten durch interne Ressourcen erstellen oder von externen Dienstleistern beziehen. Die Frage, ob Leistungen intern erbracht oder extern eingekauft werden sollen („make or buy?“), stellt sich in allen Unternehmensbereichen, beispielsweise bei der Materialbeschaffung, der Produktion oder im Vertrieb. Fällt die Wahl auf das Auslagern von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister, spricht man von „Outsourcing“.

Hierbei erwartet das Unternehmen, dass der externe Dienstleister die Geschäftsprozesse verbessert, ausführt und verantwortet. Der Outsourcing-Vertrag beruht auf definierten und messbaren Service-Level-Agreements (SLAs). Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Kompetenz, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des externen Dienstleistungspartners.

Die Idee des Outsourcings entstand in der Informationstechnologie; Pionier war die Firma Kodak. Diese lagerte 1989 EDV und Kommunikationsnetze an einen externen Dienstleister aus. In der heutigen Arbeitswelt, die von einem raschen technologischen Wandel, einer zunehmenden Komplexität und Spezialisierung geprägt ist, will kein mittleres oder größeres Unternehmen mehr auf Outsourcing verzichten. Indem Firmen Geschäftsprozesse auslagern, können sie sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und dadurch eine höhere Effizienz und eine stärkere Wettbewerbsposition erreichen.

Bei dieser Art von Outsourcing werden in der Regel ganze Unternehmensfunktionen an externe Partner ausgelagert. Typische Beispiele solcher Funktionen sind das Personalwesen, das Recruiting, die Logistik, das Finanzwesen oder die IT. In allen Fällen geht es darum, die Aufgabenbereiche in die Hände von hoch spezialisierten Partnern zu legen und damit sowohl die Qualität als auch die Effizienz zu steigern.

Wenn nur einzelne Aufgaben ausgelagert werden, spricht man von Outtasking. Typische Beispiele dafür sind die Digitalisierung von Dokumenten, Druckaufgaben, Webdesign, Softwareentwicklung oder Anwenderschulung.

Outservicing ist eine Sonderform von Outtasking, bei welcher nicht einzelne Tasks, sondern ganze Services nach dem Paradigma der serviceorientierten Architektur (SOA) ausgelagert werden.

Cloud-Computing zählt heute zu den verbreitetsten Formen des Outsourcings. Dabei werden Server- und Storageleistungen an einen externen Provider übertragen. Im Gegensatz zum historischen Outsourcing von IT-Leistungen zeichnet sich Cloud-Computing durch eine hohe Skalierbarkeit, enorme Flexibilität dank Pay-per-Use-Preismodellen und eine sehr schnelle Bereitstellung von Ressourcen aus.

Managed Services sind hauptsächlich im IT-Bereich verbreitet. Hier übernimmt der externe Dienstleister die Verantwortung für die Systeme. Häufig kommen Managed Services beim Cloud-Computing zum Zuge: Der Anbieter kümmert sich um die Datensicherung, die Updates, die Datenbankwartung, das Ausbalancieren der Serverlast, den Schutz des Netzwerks vor Angreifern und um viele weitere Aspekte. Die Grundidee der Managed Services liegt somit weniger in der reinen Auslagerung der Arbeitslast, sondern vor allem in der Übergabe von Verantwortung.

Bei diesem Typus von Outsourcing werden bestimmte Softwareprodukte auf externen Servern in Datenzentren betrieben. Damit entfällt die Installation und die Wartung der Software auf den hausinternen IT-Systemen. Typische Beispiele für Application-Service-Providing sind Microsoft 365 und Adobe Creative Cloud. Alternativ ist auch der Begriff Software-as-a-Service gebräuchlich.

Das Wort „offshore“ bedeutete ursprünglich „vor der Küste“ und bezog sich beispielsweise auf Erdöl-Bohrplattformen im Meer im Gegensatz zu Erdöl-Bohrtürmen auf dem Festland („onshore“). Im modernen Sinne meint Offshoring die Verlagerung von betrieblichen Aktivitäten ins Ausland. Der Begriff entstand in den 70er- und 80er-Jahren, als US-amerikanische Unternehmen begannen, einfache Datenerfassungsarbeiten auf karibische Inseln auszulagern. Diese Regionen wurden fortan als „Offshore Regionen“ bezeichnet.

In der Regel handelt es sich bei Offshore Betrieben um Tochterunternehmen des Konzerns, nicht um externe Dienstleister. Das Hauptmotiv für Offshoring ist die Kostenersparnis aufgrund der niedrigeren Lohn- und Materialkosten in der Offshore Region.

Offshoring kann zwar massive Kosteneinsparungen bewirken, stellt das Unternehmen jedoch auch vor Probleme: Die fremde Sprache erschwert die Kommunikation und nicht in jeder Offshore Region findet sich ausreichend qualifiziertes Personal. Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen zwischen drei Alternativen entscheiden: Farshoring, Nearshoring und Onshoring.

Typische Farshoring-Destinationen finden sich in Asien. Beispielsweise betreiben Unternehmen der Finanzindustrie große IT-Abteilungen in Indien. Dort finden sie hervorragend ausgebildete Programmierer zu ausgesprochen niedrigen Lohnkosten. Allerdings ist diese Ausprägung des Offshorings mit Nachteilen behaftet. Die fremde Kultur, die Sprachbarriere und Unterschiede im Arbeitsstil erschweren die Zusammenarbeit. Asiatische Fachleute verstehen die Bedürfnisse und die Denkweise westeuropäischer User nicht ohne weiteres, und die Kolleginnen und Kollegen in den deutschen Firmenzentralen haben oftmals Mühe, ihre Anliegen verständlich zu machen.

Nearshoring meint das Verlagern des Betriebes oder Teilen davon ins nahe gelegene Ausland, zum Beispiel nach Polen, Tschechien oder Serbien. Durch die geografische Nähe vermeidet man die typischen Probleme, welche beim Farshoring auftreten: Zeitverschiebung, Erreichbarkeit und kulturelle Unterschiede. Hinzu kommt, dass die erwähnten Nearshoring-Destinationen häufig über gut qualifiziertes Personal verfügen. Denn viele Arbeitnehmende in Nearshoring-Gebieten wurden in den westlichen Industriestaaten ausgebildet.

Beim Onshoring werden betriebliche Aktivitäten an einen kosteneffizienten Standort im Inland verschoben. Beispielsweise versuchen Unternehmen, Grenzgänger aus Niedriglohn-Ländern anzuziehen, indem sie Betriebe nahe an die Grenze verlagern.

Für die Entscheidung, Betriebe im Inland zu behalten und nicht ins Ausland auszulagern, sprechen die geografische Nähe, rechtliche Erfordernisse und Ansprüche der Kundschaft. Besonders in Industriebetrieben, welche nach dem Just-in-Time-Prinzip arbeiten, ist Onshoring die interessantere Alternative als ein Offshoring.

Outsourcing oder Offshoring? Diese Frage ist nicht leicht zu entscheiden. Die nachfolgende Gegenüberstellung hilft Ihnen, beide Optionen fundiert zu bewerten.

Outsourcing-Verträge können oft auch für kurze Laufzeiten abgeschlossen werden. Auf diese Weise können Sie Ressourcen für ein bestimmtes Projekt extern einkaufen, ohne eine einzige Woche länger dafür zu bezahlen als nötig.

Im Gegensatz zum Offshoring sind Outsourcing-Provider nicht Tochterfirmen, sondern eigenständige Unternehmen. Dies lässt Ihnen die Freiheit, jederzeit den passenden Partner zu wählen, ohne auf konzerninterne Bindungen Rücksicht nehmen zu müssen.

Outsourcing-Anbieter sind in der Lage, Aufträge ohne Vorlaufzeit durchzuführen, weil die entsprechenden Aufgaben ihr Kerngeschäft darstellen. Mit Outsourcing können Sie anspruchsvolle Projekte schnell starten, ohne zuerst ein Team dafür einzuarbeiten.

Wenn ein Unternehmen für alle Fachgebiete eigene Spezialisten ausbilden und beschäftigen muss, entsteht ein Overhead. Auf diesen können Sie verzichten, wenn Sie Fachkräfte nach Bedarf mittels Outsourcing zukaufen.

Um ein Fachgebiet mit eigenem Personal abzudecken, reicht es nicht, die passenden Talente zu rekrutieren. In der heutigen, dynamischen Geschäftswelt ist eine permanente Weiterbildung unabdingbar. Sparen Sie sich diese Fixkosten, indem Sie seltener benötigte oder nicht geschäftskritische Fachbereiche outsourcen.

Spezialisierte Outsourcing-Provider verfügen über mehr Erfahrung und Expertise, um Risiken in ihrem Fachgebiet zu minimieren. Oftmals verfügen Outsourcing-Anbieter auch über spezialisierte Versicherungen, welche häufige Problemfälle in ihrem Geschäftsfeld abdecken.

Outsourcing-Partner verfügen über spezialisierte, geschulte und zertifizierte Fachkräfte. Hinzu kommt deren reichhaltige Erfahrung in ihrem Tätigkeitsfeld: Ihr Provider hat vielleicht bereits hundert Projekte wie das Ihre realisiert. So profitieren Sie von den Erkenntnissen, Best Practices, Routinen, aber auch von den Fehlern, welche Ihr Outsourcing-Partner für andere Unternehmen gemacht hat. Deshalb können Sie mittels Outsourcing die Kompetenz Ihrer Firma auf einen Schlag erhöhen.

Jedes Unternehmen kennt Tätigkeiten, die nicht direkt profitabel sind, aber trotzdem durchgeführt werden müssen. Wenn Sie diese Aktivitäten an einen Outsourcing-Partner auslagern, bündeln Sie die Kräfte der Firma im Kerngeschäft und erhöhen damit die Produktivität.

Wenn Unternehmensbereiche in ein Billiglohnland ausgelagert werden, spart die Firma Personalkosten, aber auch Fixkosten für Immobilien und Infrastruktur. Personalintensive Geschäftsfelder profitieren am stärksten davon.

Auch in Billiglohnländern finden sich qualifizierte Fachkräfte. Offshoring bietet Firmen den Vorteil, auf einen globalen Talentpool zugreifen zu können und ein hohes Maß an Qualität zu niedrigeren Preisen abzuliefern.

Externe Dienstleister sind mit den Begriffen, Geschäftsprozessen und Konzepten des Unternehmens weniger gut vertraut als die eigene Belegschaft. Dies erschwert die Kommunikation mit ihnen: Man muss mehr erklären und gelegentlich können  Missverständnisse auftreten.

Outsourcing erfordert klare Richtlinien für die Qualität und genau definierte Arbeitsergebnisse. Was in der internen Zusammenarbeit stillschweigend gilt, muss bei der Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Provider explizit formuliert werden. Ebenso ist der Aufwand für die Qualitätskontrolle höher als bei interner Leistungserbringung.

Outsourcing ist nur dann kostengünstiger, wenn das abgelieferte Ergebnis von Anfang an die geforderte Qualität aufweist. Wenn Missverständnisse oder Fehler die Arbeit verzögern, verteuert sich die externe Leistung. Müssen Mitarbeitende mehr Zeit für das Instruieren und Kontrollieren von Outsourcing-Partnern einsetzen, so entstehen zudem indirekte Kosten, die nicht direkt aus dem Outsourcing-Vertrag ersichtlich sind.

Interne Mitarbeitende können durch Vorgesetzte und mittels Monitoring-Systemen bei Bedarf engmaschig kontrolliert werden. Beim Outsourcing ist dies nur eingeschränkt möglich. Besonders wichtig ist dieser Aspekt in Bereichen mit erhöhten Anforderungen an Vertraulichkeit und Datenschutz. Das Problem lässt sich allerdings durch geeignete Verträge und Überprüfungsmaßnahmen lösen.

Beim Outsourcing lässt sich eine gewisse Fluktuation seitens des Partners kaum vermeiden. Denn dieser wird seine Belegschaft je nach Auslastung und fachlichen Anforderungen an die Projekte zuweisen. Sofern Arbeitsergebnisse, Qualitätsanforderungen und Service-Levels vertraglich klar geregelt sind, sind Personalwechsel aber kein gravierendes Problem.

Wenn der Offshore Partner beispielsweise in Indien arbeitet, macht er nach Ihrer Zeitrechnung am Mittag Feierabend. Alles, was Sie ihm am frühen Nachmittag zusenden, wird erst am nächsten Tag verarbeitet zurückkommen. Meetings müssen prinzipiell am Vormittag angesetzt werden.

Der Schutz des geistigen Eigentums ist in manchen Offshoring-Regionen nicht gewährleistet. Korruption, lasche Gesetzgebung, Armutskriminalität und andere Faktoren führen dazu, dass Geschäftsideen und Patente häufiger gestohlen werden als in den westlichen Industrieländern.

Offshoring-Destinationen verfügen über ihre eigenen kulturellen Werte. Die Menschen, die dort arbeiten, pflegen unterschiedliche Kommunikationsstile, praktizieren andere Lösungsansätze und haben eigene Entscheidungsstile. Dies kann zu Meinungsverschiedenheiten mit den Kolleginnen und Kollegen des Hauptquartiers führen. Anders als beim Outsourcing können Sie nicht einfach den Partner wechseln: Weil Offshoring-Teams Angestellte des Unternehmens sind, müssen Personalwechsel denselben HR-Prozess durchlaufen wie bei anderen Mitarbeitenden auch.

Persönliche Treffen sind in jeder Firma wichtig, um gute Teams zu formen, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, Beziehungen zu pflegen und die Autorität der Führungskräfte zu stärken. Beim Offshoring müssen Sie dazu sehr lange und teure Geschäftsreisen hinnehmen. Beim Outsourcing entfällt dieses Problem übrigens weitgehend: Hier ist der Outsourcing-Partner selbst für die Teamführung verantwortlich.

Englisch gilt als Weltsprache. Dies bedeutet aber nicht, dass alle Mitarbeitenden über ausreichende Englischkenntnisse verfügen. In manchen Offshoring-Destinationen sind die sprachlichen Fähigkeiten der Angestellten beschränkt, was zu Missverständnissen und einem erhöhten Koordinationsaufwand führen kann.

Mit den folgenden zehn Tipps bekommen Sie Ihr Outsourcing optimal in den Griff:

Spezialisierung auf das ausgelagerte Fachgebiet ist das wichtigste Kriterium für die Wahl des Outsourcing-Providers. Nur Firmen, welche über einschlägige Erfahrung und Expertise verfügen, können Ihr Unternehmen wirkungsvoll entlasten.

Nicht der Preis, sondern die Gesamtkosten sind maßgebend für die Effizienz des Outsourcings. Beziehen Sie auch den Aufwand für die Instruktion, Koordination, Kontrolle und Fehlerbeseitigung in die Kostenrechnung mit ein. Dieser Aufwand macht oftmals Kostenvorteile billiger Outsourcing-Lösungen wieder zunichte.

Die bisherigen Arbeiten geben Ihnen am genauesten Aufschluss über die Fähigkeiten des Outsourcing-Providers. Suchen Sie nach Arbeitsproben oder Kundenreferenzen, welche exakt dieselbe Aufgabe beinhalten wie die Ihre. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie den Anbieter bitten, Ihnen seinen Lösungsansatz detailliert zu erläutern. Bei besonders wichtigen Outsourcing-Entscheidungen ist es üblich, spezifische Arbeitsproben gegen Bezahlung erstellen zu lassen.

Je genauer der Outsourcing-Partner Ihre Anforderungen kennt, desto besser wird sein Angebot. Definieren Sie den Arbeitsumfang, den Zeithorizont und das geforderte Lieferobjekt so explizit und eindeutig wie möglich. Denken Sie daran, dass zu ambitionierte Vorgaben den Preis unnötig nach oben treiben.

Erst die Praxis zeigt Ihnen, ob Sie den passenden Provider gewählt haben. Beginnen Sie mit einem hinsichtlich Zeit und Budget eng begrenzten Projekt. Prüfen Sie Kommunikationsqualität, Kooperationsbereitschaft, Termintreue und Arbeitsergebnis. Wenn alles stimmt, ist der Weg frei für größere Projekte.

Bei langen Distanzen geben Meilensteine Sicherheit. Definieren Sie Etappenziele und koppeln Sie die Bezahlung an die entsprechenden Teillieferungen. Eine bewährte Faustregel besagt, dass man bei IT-Projekten nicht mehr als 20 Prozent bis 30 Prozent des Gesamtpreises im Voraus bezahlen sollte und den Rest verteilt auf drei bis vier Teillieferungen.

Kaufen Sie nicht Arbeitsleistung, sondern Arbeitsresultate. Es ist wichtig, dass Ihnen zum Beispiel die Software wirklich gehört, die der Outsourcing-Provider für Sie schreibt. Handeln Sie mit ihm zu Beginn aus, wie und wofür Sie seine Arbeit zu verwenden beabsichtigen.

Je besser man sich kennt, desto reibungsloser arbeitet man zusammen. Sorgen Sie für Zusammenkünfte, gegenseitige Besuche, soziale Events und dergleichen. Bei diesen Treffen lernen sich Ihr Team und dasjenige des Outsourcing-Anbieters besser kennen. Die dadurch entstehende Vertrautheit hilft im Tagesgeschäft enorm.

Gute menschliche Beziehungen federn fast jedes Problem ab. Definieren Sie verantwortliche Ansprechpersonen auf beiden Seiten und sorgen Sie für einen engen Austausch. Dazu tragen zum Beispiel regelmäßige Meetings und gegenseitige Freundschaftsbesuche bei.

Auch für das Offshoring existieren bewährte Handlungsempfehlungen:

Offshore Teams zu beschäftigen lohnt sich nur dann, wenn Sie von Anfang an exakt definieren können, wofür Sie diese benötigen. Bauen Sie deshalb Ihr Offshoring-Konzept auf den Geschäftsprozessen auf, welche Sie auslagern wollen. Beschreiben Sie diese Prozesse im Detail.

Offshoring bedeutet nicht, Aufgaben an Externe abzugeben (dies wäre Outsourcing), sondern mit entfernten Teams zusammenzuarbeiten. Wenn Sie Ihre Kernprozesse für das Offshoring definieren, müssen Sie deshalb auch die Aktivität auf „Ihrer“ Seite mit einbeziehen: Wer erteilt dem Offshore Team die Aufträge, wer schlichtet Konflikte, wer überwacht das Arbeitsergebnis?

Offshoring verursacht in einem Unternehmen oftmals etwas Unbehagen. Möglicherweise bangen Angestellte um ihren Arbeitsplatz oder tun sich schwer, mit Kolleginnen und Kollegen in entfernten Ländern zusammenzuarbeiten. Es ist deshalb wichtig, dass Sie ausführlich erklären, welche Aufgaben dem Offshoring anvertraut werden, welche Rolle dabei das interne Team spielt und wie die Zusammenarbeit geregelt ist.

Offshoring wurde hauptsächlich durch Großkonzerne populär, welche ganze Teams nach Asien auslagerten, um Kosten zu sparen. Mittlerweile ist etwas Ernüchterung eingetreten: Probleme rechtlicher und politischer Art gefährden manche Offshoring-Standorte und die Qualität der Zusammenarbeit ist oftmals unbefriedigend. Hinzu kommen Ansprüche der Kundschaft, welche vom Unternehmen kulturelle Nähe und hohe Servicequalität erwarten.

Deshalb hat in den letzten zehn Jahren bei vielen Firmen ein Trend in Richtung „Reshoring“ bzw. „Backshoring“ eingesetzt, also die Rückverlagerung ins eigene Land. Möglich wurde dies dank der Kostenvorteile der Digitalisierung und aufgrund des wachsenden Angebotes von erstklassigen Outsourcing-Lösungen. Der Wunsch nach Agilität und Flexibilität spricht ebenfalls für die Zusammenarbeit mit externen Anbietern. Deswegen wird die Entscheidung zwischen Outsourcing und Offshoring immer häufiger zugunsten von lokalen Providern getroffen.

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