Microsoft Viva – Mehr Möglichkeiten für Microsoft Teams

Bei Microsoft Viva handelt es sich um die neue Employee Experience Plattform (EXP) von Microsoft. Diese Plattform stellt eine Ergänzung zu Microsoft Teams dar, um die Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes von morgen zu erfüllen.

Im Fokus steht dabei, dass in Zeiten der hybriden Arbeit die Lernressourcen, Produktivitätserkenntnisse und Expertenwissen in einer Plattform vereint sind. Ein gezieltes Wissensmanagement ist dementsprechend für Viva ein ebenso wichtiger Faktor, wie die Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden (z.B. das Angehen der Burnout-Problematik).

Diese Zielstellung soll mithilfe der 5 Module erreicht werden, aus denen sich Microsoft Viva zusammensetzt: Topics, Connections, Learning, Insights und zukünftig Ally.io. Der Inhalt der Module wird im Folgenden genauer erläutert.

Wie zuvor erwähnt teilt sich die Microsoft Viva-Suite in fünf Module auf. Worauf der Fokus der einzelnen Module liegt und welche Funktionen sie unter anderem beinhalten, wird in diesem Unterkapitel beschrieben.

Viva Topics dient dazu, Fachwissen über Systeme und Teams hinweg zu organisieren. Es stellt also eine Art unternehmensweiteres Wiki dar. Um diese Integration über die Systeme hinweg zu ermöglichen, wird auf künstliche Intelligenz zurückgegriffen. Das Wissen in Topics wird dabei ganz einfach wie in einem Wiki durch die Experten gepflegt und die Organisation dieser Inhalte geschieht dann über sogenannten Themenseiten und Themencenter.

Viva Connections ist eine Plattform (im Branding des Unternehmens), über die Mitarbeitende mit den aktuellen und relevanten Informationen versorgt werden. Es könnte also Unternehmens-Teams in Microsoft Teams oder Yammer mit seinem Funktionsumfang ablösen oder ergänzen. Dabei können Partner wie Workday, ServiceNow, UKG und Qualtrics in die Plattform integriert werden. Zudem können Karten für Genehmigungen, Schichten und Aufgaben aus Teams in Connections hinzugefügt werden.

Mit Viva Learning wird Lernen aktiv in den Arbeitsalltag miteingebunden. Dabei können Inhalte aus Learning von Microsoft (z.B. LinkedIn Learning), von Drittanbietern oder eigene Inhalte eingebunden werden. Es können die für Mitarbeitende erforderlichen Lerninhalte verwaltet, sowie Lernempfehlungen gegeben und deren Status überprüft werden. Ein Vorteil des Zusammenführens von mehreren Lernplattformen unter Viva Learning ist die Suche über die Grenzen der eigenen Lernplattformen hinweg. Um die Integration mit Microsoft Teams abzurunden, können ausgewählte Lerninhalte als Registerkarte direkt in Teams hinzugefügt werden.

Mit Viva Insight verfolgt Microsoft das Ziel, die Produktivität und das Wohlbefinden zu fördern. Aus den gesammelten Daten werden Erkenntnisse herausgefiltert und diese werden genutzt, um Empfehlungen daraus zu generieren. Vorgesetzte erhalten zudem weitere Informationen und Möglichkeiten zur Steuerung ihres Teams, z.B. um ausstehende Aufgaben nachzuverfolgen, ein Lob auszusprechen und besser in Kontakt zu bleiben. Wichtig zu wissen ist, dass die Privatsphäre der Mitarbeitenden-Daten auch gegenüber den Vorgesetzten gewährleistet wird und dass aus dem Durchschnitt der Daten des gesamten Teams keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende möglich sind. Zur Entspannung bietet Insights außerdem seit November 2021 auch auf Deutsch Meditationen mit Headspace an.

Das Priorisieren von Arbeiten und das Ausrichten der Arbeit auf die strategischen Kernziele ist für Unternehmen von größter Bedeutung. Diese Priorisierung und Ausrichtung technisch zu unterstützen ist das Ziel von Ally.io. Mit Ally.io soll die entsprechende Transparenz geschaffen, die Ziele und Ergebnisse kommuniziert sowie Routineaufgaben mit den übergeordneten Zielen verbunden werden.

Auch wenn Microsoft Viva eine Ergänzung von Microsoft Teams darstellt, ist es nicht in dem Teams-Plan mitinbegriffen. Um den vollen Funktionsumfang von Viva nutzen zu können, muss ein zusätzlicher Plan erworben werden. Dieser wird pro Nutzer und Monat abgerechnet. Bis zum 31.08.2022 kostet die Microsoft Viva-Suite 7,60€ pro Benutzer und Monat, ab dem 01.09.2022 steigt der Preis auf 10,13€ pro Benutzer und Monat.

Ohne die Zusatzlizenz für Microsoft Viva sind die Grundfunktionalitäten von Viva Insights, ebenso wie die Grundfunktionalitäten von Viva Learning und das gesamte Modul Viva Connections mit den M365-Plänen nutzbar. Viva Topics ist hingegen nur im zahlungspflichtigen Plan verfügbar.

Die zusätzlichen Kosten, die durch den Einsatz von Microsoft Viva entstehen, müssen sich natürlich auch entsprechend rentieren. Was sind also die Vorteile?

• Eine zentrale Plattform für viele verschiedene Funktionen: Dies macht das Arbeiten einfacher und spart Zeit, da nicht so oft von Anwendung zu Anwendung gesprungen werden muss.
• Integration in Microsoft Teams: Microsoft Teams stellt in vielen Unternehmen bereits das Herz des digitalen Arbeitsplatzes dar und ist daher vielen Mitarbeitenden bereits bekannt. Das erleichtert die Einarbeitung und es muss nicht zwischen Viva und Teams gewechselt werden.
• Fokus auf Wohlbefinden: Neben den ganzen Produktivitätsthemen bindet Microsoft das Thema Erholung und Stressreduktion in Microsoft Viva mit ein. Wenn die Tools richtig genutzt werden, kann dies zu mehr Awareness für die Gesundheit und im Idealfall zu geringeren Krankheits-Qouten führen.
• Gezieltes Wissensmanagement: Neben dem Aufbau von neuem Wissen über Viva Learning wird auch viel Wert auf ein gezieltes Wissensmanagement gelegt. Dies kann Fehlerraten reduzieren und Zeit sparen.
• Weiter optimierte Kommunikation: Nachdem Teams sich bereits die Optimierung der Kommunikation zum Ziel gemacht hat, geht Viva noch einen Schritt weiter und bietet zusätzliche Möglichkeiten,um sich zu informieren und auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Ein klarer Nachteil von Microsoft Viva ist die Tatsache, dass pro User und Monat zusätzliche Kosten auf die Unternehmen zukommen, um Microsoft Viva einsetzen zu können. Ein weiterer Punkt ist, dass aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten klar ausgesteuert werden muss, wann welcher Kommunikationsweg und welche Form des Wissensaustauschs verwendet werden sollte, da es ansonsten zu Verwirrungen kommen kann, welche wiederum zu Problemen, wie doppelte Datenhaltung und/oder ineffizienter Kommunikation führen können.

Microsoft erweitert mit Microsoft Viva den Funktionsumfang von Microsoft Teams enorm und zeigt damit, dass sie in diesem Bereich des digitalen Arbeitsplatzes noch viel Potential sehen. Daher ist zu erwarten, dass auch in Zukunft weitere spannende Features zu Viva hinzukommen werden.

Einige Themen hat Microsoft bereits jetzt schon angekündigt. Zum einen soll - wie bereits zuvor erwähnt - in der zweiten Jahreshälfte Ally.io den Leistungsumfang von Microsoft Viva erweitern.

Außerdem sind noch einige spannende Erweiterungen für Viva Topics angekündigt worden: Durch Topics soll es bald möglich sein, Wissen aus noch mehr Quellen zu erschließen. Zudem soll es zum Ende des Jahres 2021 in Outlook, Yammer, Bing und Personenprofilkarten integriert werden und der die Early Adopter-Kundschaft wird Anfang 2022 in der Lage sein, Viva Topics direkt zu Chats und Kanälen in Microsoft Teams hinzuzufügen.