Immer mehr Organisationen der Sozialwirtschaft gehen dazu über, einzelne IT-Services an externe Provider auszulagern. Auf diese Weise kann sich die interne IT besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und wichtige Digitalisierungsprojekte auf den Weg bringen. Erfahren Sie, welche Services am häufigsten ausgelagert werden, wo es noch Outsourcing-Potenziale gibt und wie die Zusammenarbeit mit einem Provider gelingt.

Die Top 5 der ausgelagerten IT-Services

In einer Studie der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt wurden 163 sozialwirtschaftliche Unternehmen befragt, welche IT-Services sie bereits auslagern. Das hier sind die Top 5 der Managed Services.

1. Mail- und Webhosting

An der Spitze der extern bezogenen IT-Services stehen mit 65 Prozent das Mail- und Webhosting. Davon geben 27 Prozent der Befragten diese Aufgaben komplett ab, während die restlichen Teilnehmer angaben, diese Aufgaben nur teilweise outzusourcen.

2. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Platz 2 belegen im Ranking externe Services für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Solche Geschäftsprozesse lagern immerhin 56 Prozent aller sozialwirtschaftlichen Unternehmen aus.

3. Sicherheitssysteme

Ein interessanter Trend: In den letzten Jahren werden verstärkt IT-Sicherheitslösungen ausgelagert, wie die Studie herausfand. Hier liegt die Quote bei 53 Prozent. Im Hinblick auf die komplett ausgelagerten Services führen Sicherheitslösungen das Feld mit 28 Prozent sogar an, noch knapp vor dem Mail- und Webhosting.

4. Druckservices

Gleichauf mit den Sicherheitssystemen liegen ausgelagerte Print-Services mit 53 Prozent. Allerdings werden hier weniger als 20 Prozent der Services komplett abgeben. Viele IT-Abteilungen stellen hier zumindest noch Teillösungen bereit.

5. Software-as-a-Service

Auf Platz 5 finden sich Software-as-a-Service-Angebote mit knapp 50 Prozent. Das zeigt, dass die Cloud langsam auch in der Sozialwirtschaft Einzug hält. Allerdings ist hier die komplette Auslagerung mit 10 Prozent noch nicht sehr weit fortgeschritten.

Die Top 5 der ausgelagerten IT-Services

Welche Outsourcing-Potenziale gibt es in der Sozialwirtschaft?

Insgesamt zeigt sich die Branche bei der Auslagerung von IT-Services immer noch zurückhaltend. Hier schlummern große Potenziale. Ein Beispiel: Lediglich knapp 30 Prozent aller sozialwirtschaftlichen Organisationen beziehen aktuell Cloud-Speicherlösungen. Dabei sind solche Systeme sehr effizient. Je nach Speicherbedarf Ihrer Organisation skalieren sie flexibel nach oben oder nach unten. Bezahlt werden muss aber nur für den Speicherplatz, der tatsächlich genutzt wird. Und weil der Service über die Cloud bezogen wird, entfallen die Anschaffungskosten und der Wartungsaufwand für eigene Server.

Ein weiteres Beispiel sind externe Backup-Services, oft ebenfalls unter Verwendung der Cloud. Auf diese Weise können Sie im Falle eines Datenverlusts sicher sein, dass wichtige Unternehmensinformationen schnell wieder zur Verfügung stehen. Gerade in Organisationen, in denen aufgrund des hektischen Tagesgeschäfts die Datensicherung etwas stiefmütterlich behandelt wird, macht ein solcher Service viel Sinn. Trotzdem nutzen aktuell nur 31 Prozent aller sozialwirtschaftlichen Unternehmen dieses Angebot. Auch hier bietet sich Ihrer IT durch Outsourcing also die Chance auf einen Quick Win.

Wie die Integration von Managed Services gelingt

Damit extern bezogene Services ihre volle Wirkung entfalten können, sollten Sie die folgenden Best Practices beachten.

Definieren Sie Service-Level-Agreements

Um von Anfang an Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie wichtige Prozesse in Form von Service-Level-Agreements (SLAs) definieren. Diese legen beispielsweise fest, wie schnell der Provider im Falle eines Datenverlusts für die Wiederherstellung der Informationen sorgen muss. So schaffen Sie klare Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit.

Machen Sie einen Testlauf

Gehen Sie kein Risiko ein: Übertragen Sie dem Provider anfangs nur ein bis zwei Dienste, die keinen direkten Einfluss auf die Wertschöpfungskette Ihrer Organisation haben. Bewährt sich der Anbieter, können Sie ihm nach und nach mehr Aufgaben übertragen.

Entwickeln Sie ein neues Selbstverständnis

Der Erfolg Ihrer Zusammenarbeit mit dem Provider hängt wesentlich davon ab, ob Sie es schaffen, ein neues Rollenverständnis zu entwickeln. Statt die eigene Serverlandschaft zu verwalten, geht es nun darum, intern und extern bereitgestellte Services geschickt zu orchestrieren.

Natürlich bedeutet eine solche Modernisierung Ihrer IT im ersten Moment einen Mehraufwand. Doch es lohnt sich: Gelingt das Denken in internen und externen Services, kann die IT zu einem echten Innovationstreiber aufsteigen. Sie ermöglicht dann wichtige neue Geschäftsprozesse, statt einfach nur Infrastruktur bereitzustellen.

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